2023:Technik-Subkomitee/Anfrage für Vorschläge

16.–19. August 2023, Singapur und Online
Diversität. Zusammenarbeit. Zukunft.

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Wikimania 2023 – Technische Lösung für die Durchführung einer hybriden Konferenz

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Projektübersicht

Die Wikimania 2023 soll eine hybride Konferenz sein, die Delegierte vor Ort in Singapur und online zusammenbringt. Das Kernorganisationsteam sucht nach Lösungen, die ein nahtloses Erlebnis ermöglichen, das das Online-Publikum und das Publikum vor Ort für die 5-tägige Konferenz miteinander verbindet. Es wird mehrere Tracks gleichzeitig geben. Für die Konferenz sind Vorträge, Seminare, Hackathon(s), Ausstellungen und soziale Räume / Treffpunkte vorgesehen.

Dieser RFS ist eine Aufforderung zur Einreichung von Lösungsvorschlägen zusammen mit den damit verbundenen finanziellen Kosten, Infrastrukturressourcen, Wartung, Unterstützung und Dokumentation.

Projektziele

1. Die Lösung sollte es den Personen ermöglichen, Tickets für die Konferenz zu kaufen.
2. Die Lösung sollte es dem Online-Publikum ermöglichen, Livestreams der Konferenzsitzungen anzusehen und Interaktionen des Online-Publikums und des Publikums vor Ort in Form von Chat, Umfragen und Bildschirmfreigabe ermöglichen.
3. Die Lösung sollte eine Betrachtung virtueller Exponate ermöglichen, die eine Kopie von Live-Exponaten vor Ort sein können oder nicht.
4. Die Teilnehmer sollten in der Lage sein, mit der Lösung in ihrer Muttersprache zu interagieren (falls unterstützt).
5. Die Lösung sollte in der Lage sein, Livestreams gleichzeitig mit übersetzten Audio-Feeds zu übertragen.

Umfang der Arbeit

Wir erwarten 1.000 Teilnehmer vor Ort und bis zu 2.000 Online-Teilnehmer für die Konferenz. Insgesamt werden sich voraussichtlich bis zu 5.000 Teilnehmer anmelden. Die Online-Teilnehmer können sich die Konferenz von der ganzen Welt aus ansehen. Teilnehmer vor Ort und Online-Teilnehmer können eine zentralisierte Plattform nutzen, um miteinander zu interagieren. Wir haben eine starke Präferenz für FLOSS-Lösungen.

Es gibt zwei Teile der Lösung, die wir suchen:

1. Bereitstellung einer zentralisierten Plattform oder einer Online-Lösung für die Durchführung der Konferenz und die Möglichkeit für Interessenten, sich für die Veranstaltung anzumelden.
2. Bereitstellung einer Livestreaming-Lösung, die mehrere gleichzeitige Livestreams mit mehreren Audio-Feeds für Übersetzungen ermöglicht. Automatisch übersetzte Untertitel werden toleriert.
3. Bereitstellung einer Videokonferenz-Lösung mit Livestreaming-Ausgabe.
4. Wir erwarten Unterstützung und Dokumentation von Dezember 2022 bis November 2023. Für Konferenztage, voraussichtlich 15.-19. August 2023, erwarten wir technische Unterstützung für mindestens 20 Stunden pro Tag, um auf technische Probleme zu reagieren, die von Online-Teilnehmern gemeldet wurden.
5. Schulung zur Verwendung von Werkzeugen/Lösungen.
6. Wenn mehrere Anbieter beteiligt sind:
   1. Benennung eines leitenden Anbieters/Ansprechpartners.

Anforderungen

Allgemeine Anforderungen

Dieser Abschnitt gilt für alle Lösungen.

1. Die vorgeschlagenen Lösungen müssen DSGVO-kompatibel sein. Dokumentation und Unterstützung bei der Bearbeitung von Anträgen im Zusammenhang mit der DSGVO müssen bereitgestellt werden, d. h. Anträge auf Löschung von Daten, Anträge auf Datenzusammenstellung, etc.
2. Format des aufgezeichneten Materials:
   1. Videos und falls vorhanden das dazugehörige Audio müssen zuerst im H.264-Format gespeichert und entweder exportiert oder gleichzeitig im .webm-Format gespeichert werden.
   2. Eigenständiges Audio (einschließlich von Benutzern bereitgestellte Übersetzungs-Feeds) muss falls vorhanden zuerst im .wav-Format gespeichert und entweder exportiert oder gleichzeitig im .webm-Format gespeichert werden.
3. Frei von Analyse-Tracking durch Drittanbieter. Dazu gehören unter anderem: Google Analytics, YouTube-Cookies, etc.
4. Wenn auf der Plattform Analyse-Tracking für Diagnosen und allgemeine Teilnehmerengagement- und Interaktionsstatistiken vorhanden ist, sollte dies den DSGVO-Anforderungen entsprechen. Wenn das plattforminterne Analyse-Tracking Marketing- oder Personalisierungszwecken dient, sollten die Teilnehmer in der Lage sein, ein solches Tracking abzulehnen.
5. Freie / Open-Source-Software wird bevorzugt. Wenn diese Präferenz jedoch bei bestimmten Teilen der Lösung nicht erfüllt werden kann, sollte darauf hingewiesen werden, dass es sich bei diesen Teilen um proprietäre Software handelt.
6. Die Lösung sollte die Konformitätsstufe AAA der Web Content Accessibility Guidelines 2.1 erfüllen.
7. Die Lösung sollte zuerst mobil sein.

Zentralisierte Plattform oder Lösung für das Hosting der Veranstaltung

1. Online-Anmeldung der Teilnehmer
2. Login für registrierte Teilnehmer, um auf die Livestreams und Online-Interaktionen zuzugreifen
3. Sprachen der Benutzeroberfläche: Englisch, Chinesisch, Indonesisch-Malaiisch. (Noch festzulegen: Deutsch, 1 südasiatische Sprache)
4. E-Mail-Workflow-Funktion für den automatischen E-Mail-Versand an Angemeldete mit wichtigen Informationen wie:
   1. Wichtige Veranstaltungsinformationen, Zeitplan
   2. Email mit Dank für die Teilnahme
5. Vor-Ort-Check-in von registrierten Teilnehmern
6. Möglichkeit für registrierte Teilnehmer,
   1. zu ihrer Muttersprache zu wechseln, sofern dies für die Benutzeroberfläche unterstützt wird.
   2. zum Audiostream der Videos in ihrer Muttersprache zu wechseln, falls unterstützt.
   3. als Übersetzer markiert zu werden, damit sie ihre Übersetzungen des Livestreams in ihrem Browser liefern können.
   4. zwischen Livestreams zu wechseln.
   5. sich virtuelle Exponate anzusehen.
   6. in jedem Livestream und bei jeder Ausstellung per Chat, Umfrage und/oder Bildschirmfreigabe miteinander zu interagieren.
   7. 1 zu 1 oder in der Gruppe miteinander zu chatten.
   8. sich den Zeitplan für die Konferenz anzusehen und jeden Livestream aus dem Zeitplan einzugeben.
   9. auf eine Schaltfläche zu tippen, um den Sicherheits-Hilfebereich der Konferenz bei Beschwerden oder für sofortige virtuelle Unterstützung zu benachrichtigen.
7. Möglichkeit, Benutzerinteraktionen auf Bildschirme am Veranstaltungsort vor Ort zu projizieren / simultan zu übertragen.
8. Möglichkeit, am Ende des Tages aufgezeichnete Videos anstelle von Livestreams abzuspielen. Dies soll registrierten Teilnehmern, die auf der anderen Seite der Welt leben, ermöglichen, in ihrer eigenen Zeitzone zuzuschauen.
9. Export von E-Mail-Listen, falls vorhanden.
10. Export von Benutzerinteraktionen in Livestreams und Exponaten im CSV-Format.
    1. Hinweis: Der Zweck der exportierten Benutzerinteraktionen besteht darin, dass sie auf geeigneten Seiten auf https://wikimania.wikimedia.org/wiki/2023:Wikimania hochgeladen werden können
11. Export von zu Veranstaltungsbeginn gespeicherten virtuellen Exponatmaterialien im HTML-Format.
    1. Hinweis: Der Zweck der exportierten Exponate besteht darin, dass sie auf geeigneten Seiten auf https://wikimania.wikimedia.org/wiki/2023:Wikimania hochgeladen werden können
12. Es sollte dokumentiert werden, wie die Plattform(en) von den Teilnehmern genutzt werden kann und wie die Betreiber administrative Aktionen wie das Ändern von Anmeldedaten, das Moderieren von Interaktionen, das Öffnen/Schließen von Chats/Umfragen/Abstimmungen, etc. durchführen können.
13. Wenn die Lösung mehrere Plattformen erfordert, sollte die vorgeschlagene Lösung angeben, ob ein Datenimport/-export erforderlich ist, um Benutzerprofildetails über die Plattformen hinweg zu übertragen und wie diese Details übertragen werden.

Lösung für das Livestreaming

1. Mehrere gleichzeitige Livestreaming-Tracks für eine fünftägige Veranstaltung. Gehe von fortlaufenden Sitzungen von 9 bis 18 Uhr aus.
2. Jede Sitzung muss einzeln auf der zentralisierten Hosting-Plattform / Hosting-Lösung gestreamt werden.
3. Es wird davon ausgegangen, dass jede Sitzung auf Englisch abgehalten wird. Schlage einen geeigneten Übersetzungsdienst oder eine Übersetzungseinrichtung vor. Gib an, ob es Unterstützung für den Fall gibt, dass manche Sitzungen in einer anderen Sprache abgehalten werden.
4. Alle Video-/Audiomaterialien sind gemäß Punkt 2 des Abschnitts Allgemeine Anforderungen aufzuzeichnen.
5. Alle aufgezeichneten Livestreams sollten den Organisatoren unverzüglich zur Verfügung gestellt werden, damit sie separat für den On-Demand-Abruf und die weltweite Teilnahme hochgeladen werden können.
6. Unterstützung für mehrsprachige Live-Untertitel. Gib an, ob die Untertitel von Menschen oder von KI übersetzt werden.
7. Livestreams vom Veranstaltungsort sollten frei von Zittern und Artefakten sein, die mit Bandbreiten-/Übertragungsproblemen verbunden sind. Es kann davon ausgegangen werden, dass der Veranstaltungsort über mehr als ausreichende Bandbreite verfügt, um mehrere gleichzeitige Livestream-Ausgaben zu unterstützen.

Lösung für die Videokonferenz

1. Diese Lösung ist optional. Sie kann genutzt werden, wenn einige Vortragende die Präsentation nicht vor Ort vortragen können.
2. Mehrere Vortragende zulassen.
3. Die Anzeige des Bildschirms und die Wiedergabe des Audios des Vortragenden zulassen.
4. Warteraum vor dem dem Start des Livestreams.
5. Die Ausgabe kann in die Livestream-Lösung eingespeist werden, wenn sie nicht in diese integriert ist oder mit ihr angeboten wird.

Aktuelle Hindernisse und Erfolgsbarrieren

1. Das Kern-Organisationsteam und seine Subkomitees bestehen aus Freiwilligen, die möglicherweise nicht technisch versiert sind. Deshalb
   1. ist es ratsam, über eine klare Dokumentation zur Bedienung der vorgeschlagenen Lösung zu verfügen.
   2. ist die Unterstützung bei der Einrichtung der Veranstaltung von entscheidender Bedeutung.
2. Wenn Teile oder alle Lösungen selbst gehostet werden müssen, sollte dies vom Anbieter unterstützt werden. Gehe von begrenzter Unterstützung durch das technische Personal und die Ressourcen der Wikimedia Foundation aus.

Bewertungsmetriken & -kriterien

Die vorgeschlagene Lösung wird anhand der folgenden Kriterien bewertet:

1. Benutzerfreundlichkeit:
   1. Veranstaltungsanmeldung
   2. Frontend-Seiten der Veranstaltung
   3. Verwaltung von
      1. Veranstaltungsseiten
      2. Einrichten der Livestreams
   4. Kompatibilität mit Geräten/Bildschirmen
2. Zugänglichkeit
3. DSGVO-Konformität
4. Kosten der Lösung

Anforderungen an Einreichungen

Einreichungen sollten per Email an wikimaniawikimedia.org gesendet werden.

Die Einreichung sollte die folgenden Details enthalten:

1. Finanzinformationen – Bereitstellung einer Kopie des geprüften Finanzberichts der letzten zwei Jahre
2. Projektorganigramm & Teamerfahrung
3. Vorgeschlagene Zeitpläne
4. Vorgeschlagene Lösung an RFS
5. Frühere Arbeiten
6. Kosten

Zeitplan der Ereignisse

Aktivität	Datum
RFS-Publikation
RFS-Klarstellungsphase
Auszeichnung und Ernennung