2023:Sous-comité technique/Demande de proposition

16–19 août 2023, à Singapour et en ligne
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Wikimania 2023 – éléments techniques pour exécuter une conférence hybride

Pour obtenir des explications, veuillez utiliser la page de discussion et contacter (ping) User:Robertsky pour attirer son attention.

Aperçu des projets

Wikimania 2023 sera une conférence hybride réunissant des délégués sur place à Singapour et en ligne. L'équipe organisatrice principale est à la recherche de solutions permettant une expérience transparente entre le public en ligne et le public sur place pendant les cinq jours de la conférence. Il y aura plusieurs pistes en même temps. La conférence devrait comporter des conférences, des séminaires, des hackathons, des expositions et des espaces sociaux/de rencontre.

Cette RFS (Request for Service) est un appel à propositions de solutions, avec les coûts monétaires, les ressources d'infrastructure, la maintenance, l'assistance et la documentation qui les accompagnent.

Objectifs du projet

1. La solution doit permettre de pouvoir acheter des tickets pour la conférence.
2. La solution doit permettre au public en ligne de visualiser les flux en direct des sessions de la conférence et permettre les interactions du public en ligne et sur site sous forme de chat, de sondage, de partage d'écran.
3. La solution doit permettre de visionner des expositions virtuelles qui peuvent ou non être une réplique des expositions réelles sur place.
4. Les participants doivent pouvoir interagir avec la solution dans leur langue native (si celle-ci est prise en charge).
5. La solution doit pouvoir diffuser plusieurs flux simultanément avec leurs traductions audio.

Portée du travail

Nous envisageons 1 000 participants sur place et jusqu'à 2 000 participants en ligne pour la conférence. Il y aura probablement jusqu'à 5000 participants qui s'inscriront au total. Les participants en ligne peuvent consulter les actes de la conférence du monde entier. Les participants sur place et en ligne peuvent utiliser une plateforme centralisée pour interagir les uns avec les autres. Nous avons une forte préférence pour les solutions FLOSS.

Il y a deux parties dans la solution que nous demandons :

1. Mise à disposition d'une plateforme centralisée ou d'une solution en ligne pour héberger la conférence et permettre aux parties intéressées de s'inscrire à l'événement.
2. Fourniture d'une solution de streaming en direct capable de plusieurs flux en direct simultanés avec plusieurs flux audio pour les traductions. Les sous-titres traduits automatiquement sont tolérés.
3. Fourniture d'une solution de vidéoconférence avec diffusion en direct.
4. Nous attendons une assistance et de la documentation de décembre 2022 à novembre 2023. Pour les journées de conférence, provisoirement du 15 au 19 août 2023, nous attendons une assistance technique d'au moins 20 heures par jour pour répondre aux problèmes techniques soulevés par les participants en ligne.
5. Formation sur l'utilisation des outils et des solutions.
6. Si plusieurs fournisseurs sont concernés :
   1. désigner un fournisseur principal/point de contact.

Prérequis

Prérequis généraux

Cette section s'applique à toutes les solutions.

1. Les solutions proposées doivent être compatibles RGPD. Une documentation et une assistance doivent être fournies pour traiter les demandes liées au RGPD, c'est-à-dire les demandes de suppression de données, les demandes de compilation de données, etc.
2. Format des matériels enregistrés :
   1. Les vidéos et l'audio qui les accompagne, le cas échéant, doivent d'abord être enregistrés au format H.264, ainsi qu'exportés ou enregistrés simultanément au format .webm.
   2. Les fichiers audio autonomes (y compris les flux de traduction fournis par l'utilisateur), s'il y en a, doivent d'abord être enregistrés au format .wav, puis exportés ou enregistrés simultanément au format .webm.
3. Libre de tout suivi analytique tiers. Cela inclut, mais sans s'y limiter : Google Analytics, les cookies YouTube, etc.
4. S'il existe un suivi analytique sur la plate-forme pour les diagnostics et les statistiques générales d'engagement et d'interaction des participants, il doit être conforme aux exigences du RGPD. Si le suivi analytique sur la plateforme est à des fins de marketing ou de personnalisation, les participants doivent pouvoir refuser ce suivi.
5. Les logiciels libres / open source sont préférés. Cependant, si cette préférence ne peut pas être satisfaite à certaines parties de la solution, cela doit indiquer que cette ou ces parties sont des logiciels propriétaires.
6. La solution doit être conforme au niveau AAA des lignes directrices pour l'accessibilité des contenus web 2.1.
7. La solution devrait être d'abord mobile.

Plateforme centralisée d'hébergement d'événements ou solution pour héberger des événements

1. Enregistrement en ligne des participants
2. Logins pour les participants enregistrés afin d'accéder aux livestreams et aux interactions en ligne
3. Langues d'interface : anglais, chinois, malais indonésien. (À déterminer : allemand, 1 langue sud-asiatique)
4. Fonctionnalité de flux de travail par e-mail pour envoyer automatiquement aux inscrits des informations clés telles que :
   1. Informations clés sur l'événement, calendrier
   2. Courriel de remerciement pour votre participation
5. Enregistrements sur place des participants inscrits
6. Possibilité pour les participants inscrits de
   1. Passer à leur langue maternelle, si elle est prise en charge pour l'interface utilisateur.
   2. Passer au flux audio des vidéos dans leur langue maternelle, s'il est pris en charge.
   3. Être signalés comme traducteurs afin qu'ils puissent diffuser leurs traductions du livestream dans leur navigateur.
   4. Passer d'un flux à l'autre.
   5. Afficher les expositions virtuelles
   6. Interagir les uns avec les autres par le biais d'un chat, d'un sondage et/ou d'un partage d'écran lors de chaque diffusion en direct et des expositions.
   7. Discuter en tête-à-tête ou en groupe les uns avec les autres
   8. Consulter le programme de la conférence et entrez dans chaque diffusion en direct à partir du programme.
   9. Appuyer pour alerter le service d'assistance à la sécurité de la conférence en cas de réclamation ou d'assistance virtuelle immédiate
7. Capacité à projeter/diffuser simultanément les interactions des utilisateurs sur les écrans du lieu/des salles sur place.
8. Possibilité de diffuser des vidéos enregistrées à la place des flux en direct à la fin de la journée. Cela permet aux participants inscrits qui vivent à l'autre bout du monde de regarder la conférence dans leur propre fuseau horaire.
9. Exportation des listes de courrier électronique, le cas échéant.
10. Exportation des interactions des utilisateurs dans les flux en direct et les expositions au format csv.
    1. Note : L'objectif des interactions utilisateur exportées est de pouvoir les télécharger sur des pages appropriées au prix à https://wikimania.wikimedia.org/wiki/2023:Wikimania
11. Exportation du contenu de l'exposition virtuelle sauvegardé au début de l'événement sous forme de HTML.
    1. Note : L'objectif des expositions exportées est qu'elles soient téléchargeables dans les pages appropriées sur https://wikimania.wikimedia.org/wiki/2023:Wikimania
12. Une documentation doit être fournie sur la manière dont la ou les plateformes peuvent être utilisées par les participants et sur la manière dont les opérateurs peuvent effectuer des actions administratives telles que la modification des détails d'inscription, la modération des interactions, l'ouverture/fermeture des chats/sondages/votes, etc.
13. Si la solution nécessite plusieurs plates-formes, la solution proposée doit indiquer si l'importation/exportation de données est nécessaire pour apporter les détails du profil utilisateur sur les plates-formes, et comment ces détails sont transférés.

Solution de diffusion en temps réel

1. Plusieurs pistes de livestreaming simultanées pour un événement de 5 jours. Les sessions se dérouleront de 9h à 18h en continu.
2. Chaque session doit être diffusée individuellement sur la plate-forme/solution d'hébergement centralisée.
3. Chaque session est censée être dispensée en anglais. Suggérez un service ou une configuration de traduction appropriée. Indiquez s'il existe une prise en charge des éventualités selon lesquelles certaines sessions pourraient être dispensées dans une autre langue.
4. Tous les documents vidéo/audio doivent être enregistrés conformément au point 2 de la section Exigences générales.
5. Tous les flux en direct enregistrés doivent être mis à la disposition des organisateurs sans délai pour des téléchargements séparés pour un visionnage à la demande et une participation mondiale.
6. Prise en charge des sous-titres en direct multilingues. Indiquez si le sous-titrage est traduit par l'homme ou par l'IA.
7. Les flux en direct provenant des sites doivent être exempts de parasites et d'artefacts associés à des problèmes de bande passante/transmission. On peut supposer que le site dispose d'une bande passante plus que suffisante pour permettre la diffusion simultanée de plusieurs flux vidéo.

Solution de conférence vidéo

1. Cette solution est facultative. Il peut être utilisé si certains orateurs ne sont pas en mesure de le faire pour les présentations sur place.
2. Autoriser plusieurs intervenants.
3. Permettre la présentation des écrans des orateurs et de la sortie audio.
4. Salle d'attente avant de passer en direct.
5. La sortie peut être envoyée pour la solution de diffusion en direct, si elle n'est pas intégrée ou offerte en même temps que la solution du direct.

Lignes droites et barrières actuelle au succès

1. L'équipe d'organisation centrale et ses sous-comités sont composés de bénévoles qui peuvent ne pas être techniquement enclins. Ainsi,
   1. Il est prudent d'avoir une documentation claire sur le fonctionnement de la solution proposée.
   2. L'assistance à la configuration des événements est cruciale
2. S'il est nécessaire d'auto-héberger une partie ou la totalité des solutions, le fournisseur doit en assurer le support. Il faut s'attendre à un soutien limité de la part du personnel technique et des ressources de la Wikimedia Foundation.

Métriques d'évaluation et critères

La solution proposée sera évaluée selon les critères suivants :

1. Facilité d'utilisation :
   1. Enregistrement de l'événement
   2. Pages utilisateur des événements
   3. Administration de
      1. Pages des événements
      2. Configuration du flux temps réel
   4. Compatibilité appareil/écran
2. Accessibilité
3. Compatibilité GDPR
4. Coûts de la solution

Conditions pour candidater

Les propositions doivent être envoyées par courriel à wikimaniawikimedia.org.

L'envoi doit contenir les détails suivants :

1. Informations financières - fournir une copie des derniers états financiers vérifiés des 2 dernières années
2. Organigramme du projet et expérience de l'équipe
3. Calendrier proposé
4. Solutions proposées pour RFS
5. Travaux antérieurs
6. Coûts

Horaire des événements

Activité	Date
RFS Publications
Période de clarification RFS
Récompense et salaire