2021:Оценка/Результаты/Процесс

Викимания 2021 – оценка виртуальной конференции

Обзор

Результаты

Демография
Эффективность
Процесс
Приложение

Процесс организации конференции

Сотрудники Викимании 2021 поддерживают совместную работу в виртуальном пространстве

Эта конференция Викимании впервые проводилась виртуально. Чтобы поддержать проектирование конференции, Фонд Викимедиа и члены Руководящего комитета приняли участие в процессе разработки мероприятия под руководством третьей стороны. При разработке мероприятия было сгенерировано три возможных сценария конференции, а также обозначены цели и желаемое изменение поведения для участников и других заинтересованных сторон.

Викиманию обычно организовывает хорошо зарекомендовавшая себя команда, которая географически связана через принимающую партнерскую организацию и отбирается в процессе конкурсной подачи заявок. Учитывая, что эта конференция виртуальная, Руководящий комитет отобрал группу волонтеров со всего движения, находящихся в разных регионах. Эта команда волонтеров вместе с сотрудниками Фонда отвечала за организацию конференции. Основная организационная команда (ООК) была впервые созвана в марте 2021 года.

Этот раздел оценки направлен на раскрытие процесса организации и проведения конференции Викимании. Он фокусируется на лучшем понимании того, что работало хорошо, а что нуждается в улучшении. Кроме того, Принципы стратегии Фонда Викимедиа используются в качестве линзы для интерпретации, организации и размышлений. Результаты интервью не дезагрегируются по ролям (т. е. сотрудникам или волонтерам) для сохранения конфиденциальности. Для обеспечения анонимности сотрудники Фонда и члены ООК будут именоваться организаторами. Полученные результаты также оформлены как извлеченные уроки для поддержки принятия решений и содействия изменениям.

Организация виртуальной конференции

Чтобы организовать эту конференцию команда, организовавшая Викиманию, преодолела множество трудностей. Эти трудности включали сокращенный срок для разработки конференции нового типа.

Стойкость людей: Практически все опрошенные отметили, что гордятся тем, что виртуальная конференция состоялась. Каждый из них отметил свой собственный вклад в качестве примеров достижений, будь то их роль в разработке программы, разработке стипендиальной программы или в доверии и безопасности. Организаторы гордились тем, что организовали конференцию, целью которой было увеличение числа участников, обеспечение интеграции и демонстрация разнообразия движения. Они подчеркнули напряженные долгие часы работы как независимо, так и в составе команды.

Небольшие команды, работающие над конкретными задачами, привели к эффективности и личному удовлетворению: Члены команды больше всего получали удовольствие, работая в небольших группах, сосредоточенных на ключевых задачах, и ценили общение друг с другом как с волонтерами, так и сотрудниками Викимедиа для обсуждения ключевых вопросов. Многие члены команды признали, что они улучшили свои навыки, знания и способности. Во время интервью члены команды размышляли о технических знаниях и подробно описывали ключевые улучшения, необходимые для того, чтобы сделать процесс организации виртуальных конференций более беспроблемным и с большим взаимным сотрудничеством. Все опрошенные получили новые знания о планировании мероприятий в виртуальном пространстве.

Для многих опыт организации конференции оказался не тем, на что они изначально рассчитывали или ожидали. Тем не менее большинство были признательны за возможность стать частью команды, организовавшей первую виртуальную Викиманию. Участники были воодушевлены приверженностью друг друга конференции. Однако этот процесс привел к тому, что многие участники почувствовали себя выгоревшими. Хотя выгорание не является чем-то необычным для организаторов Викимании, опыт организации и проведения конференции может быть более плодотворным, если к процессам будущего планирования будут применены следующие извлеченные уроки.

Извлеченные уроки:

1. Выделите достаточно времени, чтобы собраться в команду. Команда собралась в марте, всего за пять месяцев до начала конференции. Сокращенный график времени был недостаточным для адекватного развития команды и сплочения участников. Члены команды не знали друг друга и ранее не работали вместе. Они не знали о сильных и слабых сторонах друг друга. Опрошенные рассказали, что всего за два месяца до конференции команда, наконец, начала собираться для работы. Будущие организаторы команд виртуальных конференций могут получить пользу из регионального тимбилдинга и очных совещаний планирования, если позволяют ограничения медицинских протоколов.
2. Создайте совместное видение конференции. Команда напомнила, что из-за сжатых сроков им приходилось принимать много решений даже во время первой встречи. В то время как Фонд и члены Руководящего комитета прошли через процесс разработки канвы событий и создания трех прототипов, члены ООК в этом не участвовали. Когда ООК встретились с Фондом, им были представлены три прототипа на выбор. Члены ООК чувствовали, что принятие ключевых решений на основе прототипов было похоже на то, что они просто механически утверждали решения, которые уже были приняты за них. Они не чувствовали, что у них есть право изменять прототипы. Отсутствие общего видения и согласованных целей всеми членами команды означало, что существовала неопределенность в отношении поставленной задачи, полномочий по принятию решений и общего отсутствия сопричастности. Члены ООК заявили, что иногда они чувствовали себя «потерянными». Процесс совместного создания видения и целей конференции поможет увеличить ответственность, а также построить структуру команды.
3. Совместно создайте, обсудите и согласуйте обязанности по принятию решений. Неясность в отношении того, кто за что отвечает и за кем остается последнее слово при принятии ключевых решений, приводила к разочарованию и неэффективности. В начале процесса была разработана диаграмма RACI, и волонтеры выделили свои области интересов и сильные стороны. Однако роли, обязанности, полномочия и подотчетность не были ясны для всех членов команды. Один из опрошенных упомянул, что результаты конференции, такие как Руководство для докладчиков, будут появляться без предварительного уведомления команды. Неопределенность в отношении обязанностей означала, что отдельные лица действовали, например, нанимали производственную команду, не консультируясь с другими, поскольку считали, что это входит в круг их обязанностей. Другие чувствовали себя исключенными из этих процессов принятия решений. Работа в меньших командах, сосредоточенных на одном аспекте конференции, таком как разработка программы или стипендиальная программа, помогла создать чувство ответственности, облегчить принятие решений и обеспечить подотчетность.
4. Создайте инфраструктуру для поддержки эффективной коммуникации и принятия решений. Инфраструктура для организации мероприятия масштаба и размера Викимании с удаленной командой была разработана не полностью. Команда полагалась на Google Таблицы, чаты Telegram, электронную почту и встречи для общения и документирования решений. По словам опрошенных, эта система была неэффективной, учитывая количество решений, которые нужно было принять команде. Это означало, что отдельные лица, не присутствовавшие на одной встрече, испытывали чувство потери, и это мешало им в полной мере участвовать в последующих встречах. Опрошенные выразили разочарование в связи с невыполнением задач и действий, отсутствием ответов на электронные письма и отсутствием системы документирования ключевых решений, которая помогла бы обеспечить подотчетность и прозрачность. Интегрированное управление проектами или система отслеживания задач могут помочь будущим организационным командам. Это может помочь установить реалистичные сроки выполнения работ и сообщить об ожидаемых рабочих часах.
5. Организуйте и институционализируйте рабочую группу внутренних ресурсов Фонда для лучшей поддержки внедрения Викимании. Несколько департаментов Фонда работают над поддержкой Викимании, включая департаменты Коммуникаций, Безопасности, Доверия и безопасность и Юридический. Регулярно встречающаяся междведомственная рабочая группа, состоящая из сотрудников Фонда, может лучше выявлять и устранять проблемы, коммуницировать, поддерживать волонтеров и создавать процессы и продукты, которые служат не только Викимании, но и многим другим мероприятиям, организуемым движением.
6. Продолжайте вводить новшества и экспериментировать со структурами для принятия решений. Опрошенные упомянули, что многие решения принимались во время совещаний, проходивших в рабочее время. Это создавало трудности для некоторых волонтеров, поскольку им приходилось планировать свою доступность в соответствии с их рабочим графиком. Сотрудники Фонда также были недоступны в выходные дни, когда у волонтеров было больше всего времени. Некоторые члены команды организаторов предположили, что в преддверии конференции, возможно, сотрудники Фонда могли бы иметь гибкий график и работать один или полдня в выходные вместе с волонтерами. Команда организаторов также экспериментировала с проведением внеплановых встреч для общения людей и совместных сессий для завершения конкретных задач. Эти встречи работали хорошо, участники чувствовали себя лучше связанными и они повышали производительность.
7. Включите фасилитатора сообщества в состав основной организационной команды. На полпути в организационную команду был привлечен фасилитатор сообщества. Этот человек обладал уникальным набором навыков и знаний о работе движений, которые помогали разрешать конфликты, привносили сплоченность в группу и реализовывали эффективную коммуникацию для укрепления доверия. Как только фасилитатор сообщества присоединился к команде, члены команды организаторов почувствовали себя замеченными и услышанными. Другие члены команды организаторов почувствовали облегчение от того, что есть фасилитатор, который объединит команду на основе сильных сторон каждого.
8. Уточните роль Руководящего комитета. Руководящий комитет играл надзорную роль на прошлых конференциях Викимании. Члены Руководящего комитета хорошо знакомы с Викиманией. Руководящий комитет участвовал в разработке дизайна мероприятия. Также был один человек, который выступал в качестве связующего звена между Руководящим комитетом и командой организаторов. Некоторые члены Руководящего комитета также поддержали процесс внутренней реализации конференции. Некоторые члены организационной команды высоко оценили участие Руководящего комитета, в то время как другие сочли его разрушительным. По мере организации дальнейших виртуальных конференций подумайте, какую роль должен играть Руководящий комитет, в частности на заключительных этапах планирования и в частности на этапе реализации. Уточнение роли и участия Руководящего комитета поможет четко определить, кто имеет полномочия по принятию решений, ответственность за реализацию, а также повысит подотчетность и ответственность команды организаторов.

Кроме того, команда организаторов также думала о том, как улучшить отдельные аспекты или результаты конференции:

1. Технологии - Члены команды организаторов отметили, что они хотели иметь больше времени, чтобы обдумать и протестировать платформу конференции. Им хотелось иметь больше информации для лучшей поддержки составления программ, таких как неконференция, презентации, деревня и сообщества и встречи по интересам. Люди сожалели, что они в этом процессе не знали заранее, что Remo не будет поддерживать мобильных пользователей.
2. Доверие и безопасность - По словам членов команды, Протоколы доверия и безопасности были созданы слишком поздно, учитывая размер конференции. Члены команды организаторов почувствовали облегчение, что серьезных проблем с доверием и безопасностью не возникло. Многие участники чувствовали себя недостаточно подготовленными. Рекомендации команды организаторов включают в себя обеспечение того, чтобы все понимали ограничения и рабочие процессы доверия и безопасности. Они рекомендовали заранее сформировать и обучить многоязычную рабочую группу волонтеров. Рискованно и неидеально было надеяться на то, что один человек устранит участника, не придерживающегося политики. Если бы что-то случилось с этим одним человеком, некому было бы санкционировать удаление человека с конференции. Член команды организаторов предложил, чтобы процессы, обеспечивающие доверие и безопасность на виртуальных конференциях, были задокументированы и тщательно проработаны.
3. Разработка программы - Размер программы был увеличен с двух до пяти потоков. Это было решение, которое вызвало энтузиазм у многих членов команды организаторов, и это было правильное стратегическое решение для обеспечения разнообразия программы, представления движения и включения тем. Люди высказались, что Викимания не имеет большого процента отклонений поданных предложений и что в силу того, что она виртуальная, может быть включено гораздо больше голосов. Последствия добавления дополнительных дорожек оказали давление на внутренние ресурсы, управление докладчиками, производственные возможности и координацию.

Заключение: будущие виртуальные конференции

У участников была возможность поразмышлять о Викимании и будущем виртуальных мероприятий. Некоторые люди подчеркнули, что Викимания 2021 показала, что «есть возможности для проведения виртуальных и, возможно, гибридных мероприятий продолжительностью несколько дней». «Я скептически относился к мероприятию, но получил от него огромное удовольствие и рассматриваю эти онлайн-собрания как способ сделать наше движение более инклюзивным и безопасным для климата, поэтому я с нетерпением жду, как (виртуальные мероприятия) будут развиваться с года в год!»

Многие стратегические решения, такие как разнообразие содержания программы и услуги по переводу, способствовали тому, что участники почувствовали себя частью движения. Более того, конференция смогла установить связь с новичками и предоставить им платформу для изучения новых инструментов и генерации идей. Хотя отдельные лица не познакомились со столькими новыми участниками конференции, как надеялись организаторы, это особенно сложная задача в виртуальной среде и, возможно, цель была слишком высока для такого типа конференции. Если Викимания 2022, как виртуальная конференция, стремится стать источником новых знакомств и двустороннего значимого участия, пространство для общения и неконференций должно быть разработано более преднамеренно и целенаправленно, чем в этом году.

Рекомендации на следующий год: Организаторам Викимании 2022 придется собираться рано и часто, чтобы сформировать сплоченную команду. У этой команды будут идеи и уроки, извлеченные в процессе организации и реализации Викимании 2021. Организаторы должны будут не только созвать группу отдельных лиц, но и создать и использовать необходимую инфраструктуру (роли и обязанности, расписание встреч, рабочие группы, соответствующую повестку дня) для принятия эффективных решений. Могут помочь соответствующие инструменты управления проектами для поддержки мультикультурного удаленного принятия решений и совместной работы в многоуровневом и сложном проекте. По мере созыва группы она может создавать принципы работы, основанные на Принципах стратегии развития движения, и лучше документировать процесс создания виртуальной конференции. По мере того как конференция будет приближаться к последним шести неделям перед реализацией, линии связи должны быть четкими, своевременными и гибкими, чтобы поддерживать согласованность.

В некотором смысле организаторам Викимании 2022 года придется вернуться к чертежной доске, чтобы обдумать ключевые решения, чтобы увидеть, актуальны ли они и что можно улучшить. Самое главное, члены команды должны достичь взаимосогласия в том, чего хочет достичь конференция, чтобы облегчить принятие решений по таким ключевым вопросам, как:

1. Учитывая то, что мы узнали в 2021 году, к чему будет стремиться Викимания 2022? Как более стратегически можно структурировать использование пространства неконференции или деревни сообщества?
2. Должна ли виртуальная Викимания 2022 охватывать пять дней, одни выходные или несколько выходных? Как программа может лучше согласовываться с разными часовыми поясами? Должен ли Хакатон быть частью виртуальной Викимании?
3. Какие дополнительные функции или процессы необходимо внедрить, чтобы сделать Викиманию 2022 еще более доступной и инклюзивной? Как сделать переводческие услуги более популярными? Какую технологическую платформу можно использовать для достижения целей Викимании 2022?
4. Новички, как правило, ценили конференцию больше, чем ранее участвовавшие. Какие функции необходимы для привлечения новичков? Какие функции программы можно добавить для удовлетворения потребностей ранее участвовавших?

Эта оценка была подготовлена Марией Ванессой Корлаццоли от имени и по поручению Фонда Викимедиа.