2021: التقييم/النتائج/العملية
عملية تنظيم المؤتمر
كان هذا المؤتمر هو المرة الأولى التي يُعقد فيها مؤتمر ويكيمانيا بشكلٍ افتراضي. شاركت مؤسسة ويكيميديا وأعضاء اللجنة التوجيهية في عملية تصميم الحدث بقيادةٍ طرفٍ ثالث بهدف دعم تصميم المؤتمر.[1] أنتج تصميم الحدث ثلاثة سيناريوهات مُحتملة للمؤتمر، بالإضافة إلى الأهداف المحددة والسلوكيات المتغيرة المرغوبة للمشاركين والمستفيدين الآخرين.
عادة ما يُنظم ويكيمانيا من قبل فريق منظمٍ مرتبطٍ جغرافيًا عبر جهةٍ شقيقة مُضيفة، ويقع عليه الاختيار في عملية تقديم تنافسية. نظرًا إلى أنَّ هذا المؤتمر سيكون افتراضيًا، اختارت اللجنة التوجيهية مجموعةً من المتطوعين من جميع أنحاء الحركة وتقع في مناطق جغرافية مختلفة. سيكون هذا الفريق من المتطوعين، جنبًا إلى جنب مع موظفي المؤسسة، مسؤولين عن تنظيم المؤتمر. اجتمع فريق التنظيم الأساسي لأول مرةٍ في مارس/آذار 2021.
يسعى هذا القسم من التقييم إلى تفريغ عملية تنظيم وتنفيذ مؤتمر ويكيمانيا. يُركز على فهمٍ أفضلٍ لما نجح وما يحتاج إلى تحسين. إضافًة لذلك، تُستخدم مبادئ استراتيجية مؤسسة ويكيميديا لتكون عدسةً للتفسير والتنظيم والتفكير. لا تُصنف نتائج المقابلة حسب الدور (أي الموظف أو المتطوع) للحفاظ على السرية. لضمان عدم الكشف عن هويته، سيُشار إلى موظفي المؤسسة وأعضاء فريق التنظيم الأساسي بالفريق المنظم. كما أُطرت النتائج على شكل دروسٍ مُستفادة لدعم صنع القرار وتسهيل التغيير.
تنظيم مؤتمر افتراضي
تغلب الفريق الذي نظم ويكيمانيا على العديد من التحديات لتنظيم هذا المؤتمر. تضمنت هذه التحديات إطارًا زمنيًا مختصرًا لتطوير نوعٍ جديدٍ من المؤتمرات.
مرونة الأفراد: أشار جميع الذين تمت مقابلتهم تقريبًا إلى أنهم فخورون بعقد المؤتمر الافتراضي. سلط كلٌ منهم الضوء على مساهمته الخاصة لتكون أمثلةً على الإنجازات، سواءً كان دورهم في تصميم البرنامج أو تطوير برنامج المنح أو الثقة والسلامة. كان المنظمون فخورين بتنظيم مؤتمرٍ يهدف إلى زيادة المشاركة وتمكين الإدماج وإبراز تنوع الحركة. سلطوا الضوء على ساعات العمل الطويلة المُرهقة بشكلٍ مستقلٍ وأيضًا بصفتهم أعضاءً في الفريق.
أدت الفرق الصغيرة التي تعمل على مهامٍ محددةٍ إلى الكفاءة والرضا الشخصي: استمتع أعضاء الفريق بمعظم العمل ضمن فرقٍ صغيرةٍ تُركز على المهام الرئيسية وقدروا التفاعلات الفردية بين المتطوعين وموظفي ويكيميديا لمناقشة القضايا الرئيسية. أقر العديد من أعضاء الفريق أنهم زادوا من مهاراتهم ومعارفهم وقدراتهم. خلال المقابلات، فكر أعضاء الفريق في التعلم التقني وتحدثوا بالتفصيل عن التحسينات الرئيسية اللازمة لجعل عملية تنظيم المؤتمرات الافتراضية أكثر سلاسةً وتعاونًا. تعلم جميع من تمت مقابلتهم عن تخطيط الفعاليات في مساحةٍ افتراضيةٍ.
بالنسبة للكثيرين، لم تكن تجربة تنظيم المؤتمر هي ما قاموا بالتسجيل فيه أو توقعوه أساسًا. ومع ذلك، أعرب مُعظمهم عن تقديرهم لإتاحة الفرصة لهم ليكونوا جزءًا من الفريق الذي نظم أول ويكيمانيا افتراضية. نُشط الأعضاء من خلال التزام بعضهم البعض بالمؤتمر. ومع ذلك، أدت هذه العملية إلى شعور العديد من الأعضاء بالإرهاق. في حين أنَّ الإرهاق أمرُ غير معتادٍ بالنسبة لمنظمي ويكيمانيا، فإنَّ التجربة أو تنظيم المؤتمر وتنفيذه يمكن أن يكون أكثر إثمارًا إذا طُبقت الدروس المستفادة التالية على عمليات التخطيط المستقبلية.
الدروس المستفادة:
- تخصيص وقتٍ كافٍ لالتقاء الفريق معًا. اجتمع الفريق في مارس/آذار، أي قبل خمسة أشهر فقط من بدء المؤتمر. لم يكن الجدول الزمني المختصر كافيًا لتطوير الفريق بشكلٍ كافٍ ولترابط الأعضاء. لم يعرف الفريق بعضهم البعض ولم يسبق لهم العمل معًا. لم يكونوا على درايةٍ بنقاط القوة والضعف لدى بعضهم البعض. قال الأشخاص الذين تمت مقابلتهم إنه قبل شهرين فقط من المؤتمر بدأ الفريق أخيرًا في العمل معًا للإنتاج. قد يستفيد منظمو فريق المؤتمر الافتراضي في المستقبل من بناء الفريق الإقليمي واجتماعات التخطيط الشخصي إذا سمحت البروتوكولات الصحية بذلك.
- خلق رؤية مشتركة للمؤتمر. يستذكر الفريق أنه بسبب الإطار الزمني المضغوط، كان عليهم اتخاذ الكثير من القرارات حتى أثناء الاجتماع الأول. في حين أن المؤسسة وأعضاء اللجنة التوجيهية قد خضعوا لعملية تطوير إيفنت كانفس وإنشاء ثلاثة نماذج أولية، لم يكن أعضاء لجنة التنظيم الأساسية جزءًا من هذا التدريب. عندما التقت لجنة التنظيم الأساسية بالمؤسسة، قُدمت ثلاثة نماذج أولية لهم للاختيار من بينها. شعر أعضاء اللجنة أنَّ اتخاذ قرار بشأن القرارات الرئيسية بناءً على النماذج الأولية بأنها كانت ببساطة نوعًا من "التصديق" على القرارات التي اتُحذت بالفعل من أجلهم. لم يشعروا أن لديهم الاستقلال لتغيير النماذج الأولية. أدى عدم وجود رؤية مشتركة وأهداف متفق عليها من قبل جميع أعضاء الفريق إلى وجود غموض حول المهمة المطروحة وسلطة اتخاذ القرار ونقص عام في الملكية. أعرب أعضاء اللجنة عن أنهم شعروا أحيانًا "بالضياع". ستساعد عملية المشاركة في إنشاء رؤية وأهداف المؤتمر على زيادة الملكية مع بناء هيكل الفريق أيضًا.
- المشاركة في إنشاء ومناقشة ومواءمة مسؤوليات صنع القرار. أدى الغموض حول من هو المسؤول عن ماذا ومن الذي له الكلمة الأخيرة في القرارات الرئيسية إلى الإحباط وعدم الكفاءة. تم تطوير مخطط (RACI) في بداية العملية وسلط المتطوعون الضوء على مجالات اهتمامهم وقوتهم. ومع ذلك، لم تكن الأدوار والمسؤوليات والسلطة والمساءلة واضحة لجميع أعضاء الفريق. ذكر أحد الأشخاص الذين تمت مقابلتهم أن مخرجات المؤتمر، مثل دليل المتحدثين، ستظهر دون أي إشعارٍ مسبقٍ للفريق. كان الغموض حول المسؤوليات يعني أن الأفراد تصرفوا، مثل تعيين فريق إنتاج، دون التشاور مع الآخرين لأنهم اعتقدوا أنَّ ذلك يقع ضمن نطاق عملهم. شعر آخرون بأنهم مستبعدون من عمليات صنع القرار هذه. العمل في فرق صغيرة تركز على جانب واحد من المؤتمر، مثل تصميم البرنامج أو المنح، ساعد في خلق الملكية، وتسهيل القرارات والمساءلة.
- بناء بنية تحتية لدعم الاتصال الفعال واتخاذ القرار. لم يتم تطوير البنية التحتية لتنظيم حدث بحجم ويكيمانيا ونطاقه مع فريق بعيد تمامًا. اعتمد الفريق على جداول بيانات جوجل ودردشات تليغرام والبريد الإلكتروني والاجتماعات للتواصل وتوثيق القرارات. وفقًا للأشخاص الذين تمت مقابلتهم، كان هذا النظام غير فعال نظرًا لعدد القرارات التي كان يتعين على الفريق اتخاذها. وهذا يعني أن الأفراد غير الحاضرين في اجتماع ما سيؤدي إلى الشعور بالضياع وهذا يعيق قدرتهم على المساهمة بشكل كامل في اجتماعات المتابعة. عبر الأشخاص الذين تمت مقابلتهم عن إحباطهم من المهام والإجراءات التي لم تتم متابعتها، ورسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها، والافتقار إلى نظام لتوثيق القرارات الرئيسية التي كان من شأنها أن تساعد في تعزيز المساءلة والشفافية. قد يساعد نظام إدارة المشروع المتكامل أو نظام تعقب المهام في تنظيم الفرق المستقبلية. قد يساعد في وضع جداول زمنية واقعية للتحول وإبلاغ التوقعات بشأن ساعات العمل.
- تنظيم وإضفاء الطابع المؤسسي على مجموعة عمل من الموارد الداخلية للمؤسسة لدعم تنفيذ ويكيمانيا بشكلٍ أفضل. تعمل العديد من الإدارات في المؤسسة على دعم ويكيمانيا، بما في ذلك الاتصالات والأمان والثقة والسلامة والشؤون القانونية. يمكن لمجموعة العمل المشتركة بين الإدارات المكونة من موظفي المؤسسة الذين يجتمعون بانتظامٍ استكشاف الأخطاء وإصلاحها بشكلٍ أفضل والتواصل ودعم المتطوعين وإنشاء العمليات والمنتجات التي لا تخدم ويكيمانيا فحسب، بل تخدم أيضًا العديد من الأحداث الأخرى التي تنظمها الحركة.
- الاستمرار في الابتكار والتجربة مع هياكل صنع القرار. ذكر الأشخاص الذين تمت مقابلتهم أنَّ العديد من القرارات اتُخذت خلال الاجتماعات التي عُقدت خلال جدول العمل. تسبب هذا في عبءٍ على بعض المتطوعين حيث كان عليهم تحديد موعد توافرهم حسب جدول عملهم. لم يكن الموظفون متاحين أيضًا خلال عطلة نهاية الأسبوع، وهي الفترة التي كان المتطوعون يقضون فيها مُعظم الوقت. اقترح بعض أعضاء الفريق المنظم أن أثناء التحضير للمؤتمر ربما يُفضل أن يتمتع موظفو المؤسسة بالمرونة والعمل ليومٍ واحدٍ أو نصف خلال عطلة نهاية الأسبوع جنبًا إلى جنب مع المتطوعين. جرب الفريق المنظم أيضًا عقد اجتماعات بدون حضور للأشخاص للتواصل وجلسات عمل مشتركة للانتهاء من مهام محددة بشكلٍ مُشترك. عملت هذه الاجتماعات بشكل جيد، وشعر الأعضاء بتواصل أفضل وزادوا من الإنتاجية.
- تضمين مُيسِّر مجتمعي ليكون جزءًا من فريق التنظيم الأساسي. أُحضر مُيسّر المجتمع إلى الفريق المنظم في منتصف الطريق خلال العملية. كان لدى هذا الفرد مجموعةٌ فريدةٌ من المهارات والمعرفة بأعمال الحركات التي ساعدت في حل النزاع، وأضفت التماسك على المجموعة، وطبقت التواصل الفعال لبناء الثقة. بمجرد انضمام مُنسق المجتمع إلى الفريق، شعر أعضاء الفريق المُنظم بأنهم ممثلون ومستمعون. شعر أعضاء الفريق المنظم الآخر بالارتياح لوجود مُيسر لتجميع الفريق بناءً على نقاط القوة لدى الجميع.
- توضيح دور اللجنة التوجيهية. لعبت اللجنة التوجيهية دورًا رقابيًا في مؤتمرات ويكيمانيا السابقة. أعضاء اللجنة التوجيهية لديهم معرفةٌ عميقةٌ عن ويكيمانيا. شاركت اللجنة التوجيهية في تصميم الحدث. كان هناك أيضًا شخصٌ واحد عمل حلقة وصلٍ بين اللجنة التوجيهية والفريق المنظم، كما دعم بعض أعضاء اللجنة التوجيهية عملية التنفيذ الخلفية للمؤتمر. يُقدر أعضاء الفريق المنظم مُشاركة اللجنة التوجيهية، بينما شعر آخرون أنها كانت ُمعطِلة. مع تنظيم المزيد من المؤتمرات الافتراضية، يجب الأخذ بعين الاعتبار الدور الذي يجب أن تلعبه اللجنة التوجيهية، خاصةً خلال المراحل النهائية للتخطيط، وخصوصًا أثناء مرحلة التنفيذ. سيساعد توضيح دور اللجنة التوجيهية ومشاركتها في توضيح من لديه سلطة اتخاذ القرار ومسؤولية التنفيذ وزيادة المساءلة وملكية الفريق المنظم.
بالإضافة إلى ذلك، فكر الفريق المنظم أيضًا في كيفية تحسين جوانب أو مُخرجات المؤتمر:
- التقنية - أعرب أعضاء الفريق المُنظم عن رغبتهم في أن يكون لديهم المزيد من الوقت للتفكير واختبار منصة المؤتمر. كانوا يرغبون في الحصول على مزيدٍ من المعلومات لدعم البرنامج بشكلٍ أفضل، مثل الجلسات غير الرسمية والعروض التقديمية والقرية المجتمعية واللقاءات. يتمنى الأفراد لو علموا أنَّ ريمو لن يدعم مستخدمي الهواتف المحمولة في وقتٍ سابقٍ من هذه العملية.
- الأمان والثقة - وفقًا لأعضاء الفريق، أنشأت بروتوكولات الأمان والثقة بعد فوات الأوان نظرًا لحجم المؤتمر. شعر أعضاء الفريق المنظم بالارتياح لعدم وجود الكثير من مشكلات الثقة والأمان الجادة التي حدثت. شعر العديد من الأعضاء بعدم الاستعداد. تتضمن التوصيات المقدمة من الفريق المنظم ضمان فهم الجميع لقيود الثقة والأمان ومهام سير العمل. أوصوا بوجود فريق عملٍ تطوعيٍ مُتعدد اللغات يُشكل ويُدرب مبكرًا. كان اعتماد شخصٍ واحدٍ على إزالة عضو لا يلتزم بالسياسة محفوفًا بالمخاطر وليس مثاليًا. إذا حدث شيءٌ لهذا الفرد، فلن يكون هناك من يأذن بإخراج شخصٍ من المؤتمر. اقترح أحد أعضاء الفريق المنظم أنَّ العمليات التي تتضمن الثقة والأمان في المؤتمرات الافتراضية بحاجةٍ إلى التوثيق والعناية طوال الوقت.
- تطور البرنامج - تمت زيادة حجم البرنامج من مسارين إلى خمسة مسارات. كان هذا قرارًا شعر العديد من أعضاء الفريق المنظم بشغفٍ تُجاهه، وكان القرار الاستراتيجي الصحيح لضمان تنوع البرنامج وتمثيل الحركة وإدراج الموضوعات. شارك الأفراد أنَّ ويكيمانيا ليس لديها معدل رفض مرتفع للعروض المقدمة وأنه بحكم كونها افتراضية يمكن تضمين المزيد من الأصوات. تضغط الآثار المترتبة على إضافة مساراتٍ أخرى على الموارد الداخلية وإدارة المتحدثين وقدرات الإنتاج والتنسيق.
نتيجة: مؤتمرات افتراضية مستقبلية
أتيحت للمشاركين فرصة للتفكير في ويكيمانيا ومستقبل الأحداث الافتراضية. سلط بعض الأفراد الضوء على أن ويكيمانيا 2021 قد أظهر أنَّ "هناك احتمالات للقيام بأحداث افتراضية لمدة عدة أيام وربما أحداث هجينة أيضًا". "كنتُ متشككًا قبل الحدث ولكني استمتعت به كثيرًا وأرى تلك التجمعات عبر الإنترنت وسيلةً لجعل حركتنا أكثر شمولًا وصديقةً للمناخ، لذلك أتطلع إلى رؤية كيفية تطور (الأحداث الافتراضية) على مر السنين!"
ساهمت العديد من القرارات الاستراتيجية، مثل تنوع محتوى البرنامج وخدمات الترجمة، في شعور المشاركين بأنهم جُزءٌ من الحركة. إضافةً لذلك، تمكن المؤتمر من التواصل مع الوافدين الجدد وتزويدهم بمنصةٍ للتعرف على الأدوات الجديدة وتوليد الأفكار. على الرغم من أنَّ الأفراد لم يلتقوا بالعديد من المشاركين الجدد في المؤتمر كما كان يأمل المنظمون، حيث أنَّ هذه مهمة صعبة بشكلٍ خاص في البيئات الافتراضية، ورُبما هذا الهدف صعب المنال في هذا النوع من المؤتمرات. إذا كان ويكيمانيا 2022 مؤتمرًا افتراضيًا، نطمح إلى أن يكون مصدرًا لاتصالاتٍ جديدة ومشاركة هادفة ثنائية الاتجاه، فسيتعين تصميم مساحة الشبكات والجلسات غير الرسمية عن قصد وهادفة أكثر من هذا العام.
توصيات للعام القادم: سيتعين على منظمي ويكيمانيا 2022 الاجتماع مبكرًا لتشكيل فريقٍ مُترابط. سيكون لدى هذا الفريق الأفكار والدروس المستفادة خلال عملية تنظيم وتنفيذ ويكيمانيا 2021. سيتعين على المنظمين ليس فقط عقد اجتماع لمجموعةٍ من الأفراد ولكن إنشاء واستخدام البنية التحتية اللازمة (الأدوار والمسؤوليات، جدول الاجتماع، مجموعات العمل، جدول الأعمال المناسب) لاتخاذ قراراتٍ فعالة. قد تساعد أدوات إدارة المشروع المناسبة لدعم صنع القرار عن بعدبشكل مُتعدد الثقافات، إضافةً إلى التعاون ضمن مشروعٍ مُتعدد الطبقات. عند انعقاد المجموعة، يمكنها إنشاء مبادئ تشغيل تستند إلى مبادئ استراتيجية الحركة وتوثيق عملية إنشاء مؤتمر افتراضي بشكلٍ أفضل. مع اقتراب المؤتمر من الأسابيع الستة الماضية قبل التنفيذ، يجب أن تكون خطوط الاتصال واضحة وفي الوقت المناسب ومستجيبة للحفاظ على الترابط.
سيتعين على منظمي ويكيمانيا 2022 في بعض النواحي العودة إلى لجنة التخطط للتفكير في القرارات الرئيسية لمعرفة ما إذا كانت لا تزال ذات صلة وأين يمكن إجراء تحسينات. الأهم من ذلك، سيحتاج أعضاء الفريق إلى التوافق فيما يريد المؤتمر تحقيقه لتسهيل عملية اتخاذ القرار، خصوصًا في الأسئلة الرئيسية مثل:
- نظرًا إلى ما تعلمناه في عام 2021، ما الذي ستسعى ويكيمانيا 2022 إلى تحقيقه؟ كيف يمكن استخدام الجلسات غير الرسمية أو قرية المجتمع بشكلٍ أكثر استراتيجية؟
- هل يجب أن تمتد ويكيمانيا الافتراضية 2022 طوال خمسة أيام، أو عطلة نهاية أسبوع واحدة، أو عدة عطلات نهاية أسبوع؟ كيف يمكن للبرنامج التوافق بشكل أفضل مع المناطق الزمنية المختلفة؟ هل يجب أن يكون الهاكاثون جزءًا من ويكيمانيا الافتراضية؟
- ما هي الميزات أو العمليات الإضافية التي يجب أن تكون موجودة لضمان أن ويكيمانيا 2022 أكثر سهولة وشمولية؟ كيف يمكن تعميم خدمات الترجمة بشكلٍ أكبر؟ ما هي المنصة التقنية التي يمكن استخدامها لتحقيق أهداف ويكيمانيا 2022؟
- كان الوافدون الجدد يميلون إلى تقدير المؤتمر أكثر من العائدين. ما هي الميزات المطلوبة للحفاظ على مشاركة الوافدين الجدد؟ ما هي ميزات البرنامج التي يمكن إضافتها لتلبية احتياجات العائدين؟
أُعدَّ هذا التقييم بواسطة ماريا فانيسا كورلازولي، نيابةً عن مؤسسة ويكيميديا
المراجع
- ↑ لم يكن تقييم نتيجة أو عملية تصميم الحدث جزءًا من نطاق هذا التقييم