2021:Évaluation/Constatations/Processus

Wikimania 2021 - Évaluation d'une conférence virtuelle

Résumé

Résultats

Données démographiques
Efficacité
Processus
Annexe

Processus d'organisation de la conférence

Le personnel de Wikimania 2021 soutient le travail en commun dans l'espace virtue

Pour la première fois, la conférence Wikimania s'est tenue virtuellement. Pour soutenir la conception de la conférence, la Fondation Wikimédia et les membres du comité de pilotage ont participé à un processus de conception d'événements dirigé par un prestataire tiers. La conception de l'événement a permis de générer trois scénarios possibles pour la conférence, ainsi que de définir les objectifs et les changements de comportement souhaités pour les participants et les autres parties prenantes.

Généralement, Wikimania est organisée par une équipe bien établie qui est géographiquement liée par une affiliation d'hébergement et qui est sélectionnée dans le cadre d'un processus de candidature sur concours. Étant donné que cette conférence sera virtuelle, le comité directeur a sélectionné un groupe de bénévoles issus de l'ensemble du mouvement et situés dans différentes zones géographiques. Cette équipe de bénévoles, aux côtés du personnel de la Fondation, sera chargée d'organiser la conférence. Le COT (Core Organizing Team ou l'Équipe centrale d'organisation) a été convoquée pour la première fois en mars 2021.

Cette section de l'évaluation a pour but d'analyser le processus d'organisation et de mise en œuvre de la conférence Wikimania. Elle vise à mieux comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré. En outre, les principes stratégiques de la Fondation Wikimédia sont utilisés comme optique pour l'interprétation, l'organisation et la réflexion. Les résultats des entretiens ne sont pas répartis par rôle (c'est-à-dire personnel ou bénévole) afin de préserver la confidentialité. Pour garantir l'anonymat, le personnel de la Fondation et les membres de la COT seront désignés comme l'équipe organisatrice. Les résultats sont également présentés comme des enseignements tirés afin de soutenir la prise de décision et de favoriser une amélioration continue.

Organiser une conférence virtuelle

L'équipe qui a organisé Wikimania a surmonté de nombreux défis pour organiser cette conférence. Ces défis comprenaient notamment un calendrier raccourci pour développer un nouveau type de conférence.

Résilience des individus : Presque toutes les personnes interrogées ont indiqué qu'elles étaient fières que la conférence virtuelle ait eu lieu. Chacune d'entre elles a mis en avant sa propre contribution comme exemple de réalisation, qu'il s'agisse de son rôle dans la conception du programme, le développement du programme de bourses ou la confiance et la sécurité. Les organisateurs étaient fiers d'avoir organisé une conférence qui visait à accroître la participation, à permettre l'inclusion et à mettre en valeur la diversité du Mouvement. Ils ont souligné les longues heures éreintantes passées à travailler de manière indépendante et en équipe.

De petites équipes travaillant sur des tâches spécifiques ont permis de gagner en efficacité et en satisfaction personnelle : Les membres de l'équipe ont surtout apprécié de travailler en petites équipes concentrées sur des tâches clés et ont apprécié les interactions individuelles entre les volontaires et le personnel de Wikimédia pour discuter des questions clés. De nombreux membres de l'équipe ont reconnu avoir amélioré leurs propres compétences, connaissances et capacités. Tout au long des entretiens, les membres de l'équipe ont réfléchi aux apprentissages techniques et ont formulé en détail les principales améliorations nécessaires pour rendre le processus d'organisation des conférences virtuelles plus fluide et plus collaboratif. Toutes les personnes interrogées ont appris à organiser des événements dans un espace virtuel.

Pour beaucoup, l'expérience de l'organisation de la conférence n'était pas celle à laquelle ils s'étaient initialement engagés ou qu'ils attendaient. Cela dit, la plupart ont apprécié d'avoir eu l'occasion de faire partie de l'équipe qui a organisé la première Wikimania virtuelle. Les membres ont été stimulés par l'engagement de chacun dans la conférence. Cependant, le processus a conduit de nombreux membres à s'épuiser. Bien que l'épuisement ne soit pas inhabituel pour les organisateurs de Wikimania, l'expérience de l'organisation et de la mise en œuvre de la conférence peut être plus fructueuse si les leçons suivantes sont appliquées aux futurs processus de planification.

Leçons apprises :

1. Prévoyez suffisamment de temps pour vous réunir en équipe. L'équipe s'est constituée en mars, cinq mois seulement avant le début de la conférence. Ce délai très court n'a pas permis de développer l'équipe de manière adéquate et de créer des liens entre les membres. Les membres de l'équipe ne se connaissaient pas et n'avaient jamais travaillé ensemble. Ils ne connaissaient pas les forces et les faiblesses de chacun. Les personnes interrogées ont déclaré que ce n'est que deux mois avant la conférence que l'équipe a finalement commencé à se réunir pour produire. Les futurs organisateurs de conférences virtuelles pourraient bénéficier d'un renforcement de l'équipe régionale et de réunions de planification en présentiel si les protocoles de santé le permettent.
2. Créez une vision commune pour la conférence. L'équipe a rappelé qu'en raison des délais réduits, elle a dû prendre de nombreuses décisions dès la première réunion. Alors que la Fondation et les membres du comité de pilotage avaient suivi un processus pour développer la grille d'événements et créer trois prototypes, les membres du COT n'ont pas participé à cet exercice. Lorsque le COT a rencontré la Fondation, on lui a présenté trois prototypes à choisir. Les membres du COT ont eu l'impression qu'en prenant des décisions clés sur la base des prototypes, ils ne faisaient que "frotter" des décisions qui avaient déjà été prises pour eux. Ils n'avaient pas le sentiment d'avoir l'autonomie nécessaire pour modifier les prototypes. L'absence d'une vision commune et d'objectifs convenus par tous les membres de l'équipe a entraîné une ambiguïté quant à la tâche à accomplir, au pouvoir de décision et à un manque général d'appropriation. Les membres du COT ont exprimé qu'ils se sentaient parfois "perdus". Un processus de co-création de la vision et des objectifs de la conférence permettra d'accroître l'appropriation tout en renforçant la structure de l'équipe.
3. Co-créer, discuter et s'aligner sur les responsabilités décisionnelles. L'ambiguïté quant à savoir qui était responsable de quoi et qui avait le dernier mot sur les décisions clés a été source de frustrations et d'inefficacité. Un tableau RACI a été élaboré au début du processus et les volontaires ont souligné leurs domaines d'intérêt et leurs points forts. Cependant, les rôles, les responsabilités, l'autorité et l'obligation de rendre des comptes n'étaient pas clairs pour tous les membres de l'équipe. Une personne interrogée a mentionné que les produits de la conférence, tels que le guide du conférencier, apparaissaient sans que l'équipe en soit informée au préalable. En raison de l'ambiguïté des responsabilités, certaines personnes ont agi, par exemple en engageant une équipe de production, sans consulter les autres parce qu'elles pensaient que cela faisait partie de leur champ d'action. D'autres se sont sentis exclus de ces processus décisionnels. Le fait de travailler en petites équipes axées sur un aspect de la conférence, comme la conception du programme ou les bourses d'études, a permis de créer un sentiment d'appartenance, de faciliter les décisions et de responsabiliser les participants.
4. Construire une infrastructure pour soutenir une communication et une prise de décision efficaces. L'infrastructure permettant d'organiser un événement de la taille et de l'envergure de Wikimania avec une équipe à distance n'était pas entièrement développée. L'équipe s'appuyait sur Google Sheets, les chats Telegram, les e-mails et les réunions pour communiquer et documenter les décisions. Selon les personnes interrogées, ce système était inefficace compte tenu du nombre de décisions que l'équipe devait prendre. Cela signifiait que les personnes absentes d'une réunion avaient un sentiment de perte, ce qui les empêchait de contribuer pleinement aux réunions suivantes. Les personnes interrogées ont exprimé leur frustration face aux tâches et aux actions non suivies, aux courriels non répondus et à l'absence d'un système permettant de documenter les décisions clés qui auraient contribué à promouvoir la responsabilité et la transparence. Un système intégré de gestion de projet ou de suivi des tâches pourrait aider les futures équipes organisatrices. Il peut aider à fixer des délais d'exécution réalistes et à communiquer les attentes en matière d'heures de travail.
5. Organiser et institutionnaliser un groupe de travail composé de ressources internes à la Fondation afin de mieux soutenir la mise en œuvre de Wikimania. Plusieurs départements de la Fondation travaillent pour soutenir Wikimania, notamment les départements Communication, Sécurité, Confiance et sûreté, et Juridique. Un groupe de travail interdépartemental composé de membres du personnel de la Fondation se réunissant régulièrement permet de mieux résoudre les problèmes, de communiquer, de soutenir les bénévoles et de créer des processus et des produits qui servent non seulement Wikimania mais aussi les nombreux autres événements organisés par le Mouvement.
6. Continuer à innover et à expérimenter les structures de prise de décision. Les personnes interrogées ont mentionné que de nombreuses décisions étaient prises lors de réunions se déroulant pendant l'horaire de travail. Cela représentait un fardeau pour certains bénévoles, qui devaient planifier leur disponibilité en fonction de leur horaire de travail. Le personnel n'était pas non plus disponible pendant le week-end, moment où les bénévoles avaient le plus de temps. Certains membres de l'équipe organisatrice ont suggéré qu'à l'approche de la conférence, le personnel de la Fondation pourrait peut-être faire preuve de flexibilité et travailler une journée ou une demi-journée pendant le week-end aux côtés des bénévoles. L'équipe organisatrice a également essayé d'organiser des réunions sans rendez-vous pour permettre aux gens de communiquer et des séances de travail en commun pour finaliser ensemble des tâches spécifiques. Ces réunions ont bien fonctionné, les membres se sont sentis mieux connectés et ils ont augmenté la productivité.
7. Inclure un animateur communautaire dans l'équipe centrale d'organisation. Un facilitateur communautaire a été intégré à l'équipe d'organisation à mi-chemin du processus. Cette personne disposait d'un ensemble unique de compétences et de connaissances sur le fonctionnement des mouvements qui ont permis de résoudre les conflits, d'apporter de la cohésion au groupe et de mettre en place une communication efficace pour instaurer la confiance. Une fois que le facilitateur communautaire a rejoint l'équipe, les membres de l'équipe d'organisation se sont sentis représentés et entendus. Les autres membres de l'équipe organisatrice se sont sentis soulagés qu'il y ait un facilitateur pour rassembler l'équipe sur la base des forces de chacun.
8. Clarifier le rôle du comité directeur. Le comité de pilotage a joué un rôle de supervision lors des précédentes conférences Wikimania. Les membres du comité de pilotage ont une connaissance approfondie de Wikimania. Le comité de pilotage a participé à la conception de l'événement. Une personne a également assuré la liaison entre le comité de pilotage et l'équipe organisatrice. Certains membres du comité directeur ont également soutenu le processus de mise en œuvre de la conférence. L'implication du comité directeur a été appréciée par certains membres de l'équipe organisatrice, tandis que d'autres l'ont jugée perturbatrice. Au fur et à mesure que d'autres conférences virtuelles sont organisées, réfléchissez au rôle que le comité directeur devrait jouer, notamment au cours des dernières étapes de la planification et de la phase de mise en œuvre. La clarification du rôle et de l'implication du comité directeur permettra d'établir parfaitement qui a le pouvoir de décision, la responsabilité de la mise en œuvre, et d'accroître la responsabilité et l'appropriation de l'équipe organisatrice.

En outre, l'équipe organisatrice a également réfléchi à la manière d'améliorer certains aspects ou résultats de la conférence :

1. Technologie - Les membres de l'équipe organisatrice ont indiqué qu'ils auraient souhaité avoir plus de temps pour réfléchir et tester la plate-forme de la conférence. Ils auraient aimé avoir plus d'informations pour mieux soutenir la programmation, comme la Non-conférence, les présentations, le village communautaire et les rencontres. Les personnes auraient souhaité savoir plus tôt dans le processus que Remo ne prendrait pas en charge les utilisateurs mobiles.
2. Confiance et sécurité - Selon les membres de l'équipe, les protocoles de confiance et de sécurité ont été créés trop tard compte tenu de la taille de la conférence. Les membres de l'équipe organisatrice se sont sentis soulagés qu'il n'y ait pas eu beaucoup de problèmes sérieux de confiance et de sécurité. De nombreux membres se sont sentis insuffisamment préparés. Les recommandations de l'équipe organisatrice consistent à s'assurer que tout le monde comprend les limites et les flux de travail en matière de confiance et de sécurité. Elle a recommandé de mettre en place un groupe de travail bénévole multilingue, formé dès le début. Le fait de s'en remettre à une seule personne pour écarter un membre qui n'adhère pas à la politique est risqué et n'est pas idéal. Si quelque chose devait arriver à cette personne, il n'y aurait personne pour autoriser le retrait d'une personne de la conférence. Un membre de l'équipe organisatrice a suggéré que les processus visant à garantir la confiance et la sécurité dans les conférences virtuelles doivent être documentés et suivis de près.
3. Développement du programme - La taille du programme est passée de deux à cinq pistes. C'est une décision qui a passionné les nombreux membres de l'équipe organisatrice, et c'était la bonne décision stratégique pour assurer la diversité du programme, la représentation du mouvement et l'inclusion des thèmes. Les participants ont expliqué que Wikimania n'avait pas un taux de rejet élevé des propositions soumises et qu'en raison de son caractère virtuel, beaucoup plus de voix pouvaient être incluses. Les implications de l'ajout de pistes supplémentaires mettent la pression sur les ressources internes, la gestion des intervenants, les capacités de production et la coordination.

Conclusion : Conférences virtuelles futures

Les participants ont eu l'occasion de réfléchir à Wikimania et à l'avenir des événements virtuels. Certaines personnes ont souligné que Wikimania 2021 avait montré qu'“il existe des possibilités de faire des événements virtuels de plusieurs jours et peut-être aussi des événements hybrides.” “J'étais sceptique avant l'événement mais j'ai énormément apprécié et je vois ces rassemblements en ligne comme un moyen de rendre notre mouvement plus inclusif et plus respectueux du climat, donc j'ai hâte de voir comment (les événements virtuels) se développent au fil des ans !”

De nombreuses décisions stratégiques, telles que la diversité du contenu du programme et les services de traduction, ont contribué à donner aux participants le sentiment de faire partie du Mouvement. En outre, la conférence a permis d'établir des liens avec les nouveaux venus et de leur offrir une plateforme pour découvrir de nouveaux outils et générer des idées. Bien que les individus n'aient pas rencontré autant de nouveaux participants à la conférence que les organisateurs l'avaient espéré, il s'agit d'une tâche particulièrement difficile dans un cadre virtuel et peut-être que l'objectif était trop élevé pour ce type de conférence. Si Wikimania 2022, en tant que conférence virtuelle, aspire à être une source de nouvelles connexions et de participation significative dans les deux sens, l'espace de mise en réseau et de non-conférence devra être conçu de manière plus intentionnelle et ciblée que cette année.

Recommandations pour l'année prochaine : Les organisateurs de Wikimania 2022 devront se réunir tôt et souvent pour former une équipe soudée. Cette équipe disposera des connaissances et des enseignements acquis au cours du processus d'organisation et de mise en œuvre de Wikimania 2021. Les organisateurs devront non seulement réunir un groupe d'individus, mais aussi créer et utiliser l'infrastructure nécessaire (rôles et responsabilités, calendrier des réunions, groupes de travail, agenda approprié) pour prendre des décisions efficaces. Il peut être utile d'utiliser des outils de gestion de projet appropriés pour soutenir la prise de décision et la collaboration multiculturelles à distance dans le cadre d'un projet complexe et à plusieurs niveaux. Au fur et à mesure que le groupe se réunit, il peut créer des principes de fonctionnement basés sur les principes de la stratégie du mouvement et mieux documenter le processus de création d'une conférence virtuelle. Alors que la conférence approche des six dernières semaines avant la mise en œuvre, les lignes de communication doivent être claires, opportunes et réactives pour maintenir la cohésion.

D'une certaine manière, les organisateurs de Wikimania 2022 devront retourner à la planche à dessin pour réfléchir aux décisions clés afin de voir si elles sont toujours pertinentes et si des améliorations peuvent être apportées. Plus important encore, les membres de l'équipe devront être alignés sur ce que la conférence veut atteindre pour faciliter la prise de décision, sur des questions clés telles que :

1. Compte tenu de ce que nous avons appris en 2021, quels seront les objectifs de Wikimania 2022 ? Comment l'utilisation de l'espace de non-conférence ou du village communautaire peut-elle être structurée de manière plus stratégique ?
2. Une Wikimania 2022 virtuelle doit-elle s'étendre sur cinq jours, un week-end ou plusieurs week-ends ? Comment le programme peut-il mieux s'aligner sur les différents fuseaux horaires ? Le Hackathon doit-il faire partie d'une Wikimania virtuelle ?
3. Quelles caractéristiques ou processus supplémentaires doivent être mis en place pour garantir que Wikimania 2022 soit encore plus accessible et inclusive ? Comment les services de traduction peuvent-ils être davantage intégrés ? Quelle plateforme technologique peut être utilisée pour atteindre les objectifs de Wikimania 2022 ?
4. Les nouveaux venus ont eu tendance à apprécier la conférence davantage que les anciens. Quelles sont les caractéristiques nécessaires pour maintenir l'intérêt des nouveaux arrivants ? Quelles caractéristiques du programme peuvent être ajoutées pour répondre aux besoins des personnes qui sont déjà venues ?

Cette évaluation a été réalisée par Vanessa Corlazzoli pour le compte de la Fondation Wikimédia.