2021:Beurteilung/Erkenntnisse/Prozess

Wikimania 2021 – Beurteilung einer virtuellen Konferenz

Zusammenfassung

Erkenntnisse

Demografie
Effektivität
Prozess
Anhang

Organisationsprozess der Konferenz

Das Team der Wikimania 2021 unterstützt Zusammenarbeit im virtuellen Raum

Diese Konferenz war die erste virtuelle Wikimania. Um die Konferenz zu entwickeln, nahmen die Wikimedia Foundation und Mitglieder des Wikimania-Vorstands an einem externen Gestaltungsprozess teil. Der erste Veranstaltungsentwurf umfasste drei mögliche Szenarien, mit zugehörigen Zielen und erwarteten Verhaltensänderungen bei Teilnehmenden und anderen Stakeholdern.

Wikimania wird normalerweise von einem erfahrenen Team organisiert, das durch eine ausrichtende Partnerorganisation geographisch verankert ist und durch einen umkämpften Bewerbungsprozess ausgewählt wird. Aufgrund der virtuellen Natur dieser Konferenz, wählte der Wikimedia-Vorstand (Steering Committee) eine Gruppe Freiwilliger aus der gesamten Wikimedia-Bewegung und aus unterschiedlichen Gegenden aus. Dieses Freiwilligenteam war gemeinsam mit Angestellten der Foundation für die Organisation der Konferenz verantwortlich. Das Kern-Organisationsteam traf sich erstmals im März 2021.

In diesem Abschnitt der Beurteilung wird der Prozess der Organisation und Umsetzung der Wikimania betrachtet. Es soll deutlicher werden, was gut funktioniert hat und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Außerdem werden die Prinzipien aus der Strategie der Wikimedia Foundation angewendet, um Ergebnisse zu interpretieren, einzuordnen und zu vertiefen. Bei Erkenntnissen aus Interviews wird nicht nach Rolle unterschieden (Angestellte oder Freiwillige), um Vertraulichkeit zu gewährleisten. Zur Anonymisierung werden Angestellte und Kern-Organisationsteam zusammengefasst als Organisationsteam bezeichnet. Die Erkenntnisse werden auch als Lehren für künftige Entscheidungsfindung und Veränderung dargestellt.

Organisation einer virtuellen Konferenz

Das Organisationsteam der Wikimania musste viele Herausforderungen überwinden. Eine davon war die begrenzte Zeit, die für die Entwicklung einer neuen Art von Konferenz zur Verfügung stand.

Durchhaltevermögen der Personen: Fast alle Befragten gaben an, stolz zu sein auf die Ausrichtung der virtuellen Konferenz. Alle nannten ihre eigenen Beiträge als Beispiele für Leistungen in diesem Prozess, sei es Programmgestaltung, das Stipendienprogramm oder Trust and Safety. Teammitglieder waren stolz darauf, eine Konferenz zu organisieren, die auf mehr Teilnahme, Inklusion und Diversität abzielte. Sie wiesen auf aufreibende, lange Stunden der Vorbereitung hin.

Kleine Teams mit klar bezeichnetem Aufgabenfeld führten zu Effizienz und persönlicher Zufriedenheit: Teammitgliedern gefiel es besonders, in kleinen Gruppen an zentralen Aufgaben zu arbeiten und Probleme direkt zwischen Freiwilligen und Angestellten zu besprechen. Viele Teammitglieder gaben an, ihre eigenen Fähigkeiten und Kenntnisse verbessert zu haben. Während der Interviews machten sich Teammitglieder Gedanken über neue technische Erkenntnisse und führten die wichtigsten Verbesserungen aus, die notwendig sind, um das Organisieren virtueller Konferenzen einfacher und kollaborativer zu machen. Alle Interviewten haben über das Planen eines Events im virtuellen Raum gelernt.

Für viele waren die Erfahrungen bei der Organisation nicht, was sie sich ursprünglich erwartet hatten. Die meisten fanden es aber gut, dass sie die Möglichkeit hatten, Teil des Teams zu sein, das die erste virtuelle Wikimania organisierte. Teammitglieder inspirierten sich gegenseitig mit ihrem Einsatz für die Konferenz. Allerdings fühlten sich viele von ihnen durch den Prozess überarbeitet. Das ist für das Organisationsteam einer Wikimania nicht untypisch, doch die Gesamterfahrung der Organisation und Umsetzung der Konferenz kann besser werden, wenn folgende gewonnene Lehren für zukünftige Planungen berücksichtigt werden.

Lehren:

1. Es sollte genügend Zeit eingeplant werden, um das Team zu bilden. Das Team traf sich erstmals im März, nur fünf Monate vor Beginn der Konferenz. Diese kurze Zeitspanne reichte nicht aus, um eine gute Teambildung zu garantieren. Mitglieder des Teams kannten einander nicht und hatten zuvor noch nicht zusammengearbeitet. Sie kannten die gegenseitigen Stärken und Schwächen nicht. Interviewte gaben an, dass das Team erst in den zwei Monaten vor der Konferenz begann, produktiv zusammenzuarbeiten. Zukünftige Organisationsteams für Konferenzen könnten die Vorteile regionaler Nähe und persönlicher Treffen nutzen, wenn die Gesundheitssituation dies zulässt.
2. Eine gemeinsame Vision für die Konferenz sollte entworfen werden. Das Team erinnerte sich, dass schon beim ersten Treffen diverse Entscheidungen getroffen werden mussten. Während die Foundation und Mitglieder des Wikimania-Vorstands bereits an der Entwicklung des Veranstaltungsentwurfs mit drei Prototypen beteiligt gewesen waren, fehlte Mitgliedern des Kern-Organisationsteams dieser Schritt. Sie mussten beim Treffen mit der Foundation aus den drei Prototypen auswählen. Mitglieder des Kernteams hatten das Gefühl, dass sie mit ihren Entscheidungen auf der Grundlage der präsentierten Prototypen nur vorab getroffene Entscheidungen absegneten. Sie hatten nicht den Eindruck, dass sie Autonomie hatten, die Prototypen noch zu verändern. Das Fehlen einer gemeinsamen Vision und von allen gemeinsam vereinbarten Zielen führte zu Unklarheiten bezüglich der zu erledigenden Aufgaben, der Autorität zur Entscheidungsfindung und einem mangelnden Verantwortungsbewusstsein. Mitglieder des Kernteams gaben an, dass sie sich manchmal „verloren“ fühlten. Mit einem eigenen Prozess zur gemeinsamen Entwicklung von Vision und Zielen der Konferenz kann das Verantwortungsbewusstsein gestärkt und die Teamstruktur verbessert werden.
3. Die Zuständigkeiten für Entscheidungen sollten diskutiert und gemeinsam verteilt werden. Unklarheiten darüber, wer wofür verantwortlich war und wer zentrale Entscheidungen treffen sollte, führten zu Frust und Ineffizienz. Zu Beginn des Prozesses wurde ein RACI-Diagramm entworfen und die Freiwilligen gaben ihre Interessen und Stärken an. Doch Rollen, Zuständigkeiten, Befugnisse und Verantwortlichkeit waren nicht allen Teammitgliedern klar. Bei einem Interview wurde erwähnt, dass nicht alles, was nach außen kommuniziert wurde, wie die Anleitung für Vortragende, zuvor im Team abgesprochen worden war. Unklare Zuständigkeiten führten dazu, dass einzelne Teammitglieder ohne Absprache mit anderen aktiv wurden, etwa bei der Anwerbung eines Produktionsteams, weil sie es für ihre Zuständigkeit hielten. Andere fühlten sich aus solchen Entscheidungsfindungen ausgeschlossen. Die Arbeit in kleineren Teams mit enger begrenzten Aufgabenbereichen, zum Beispiel Programmgestaltung oder Stipendien, half dabei, Verantwortungsbewusstsein zu stärken und Entscheidungen zu erleichtern.
4. Infrastruktur für effektive Kommunikation und Entscheidungsfindung sollte bereitgestellt werden. Die Infrastruktur, um ein Event von der Größe und Art einer Wikimania mit einem sich nur online treffenden Team zu organisieren, war nicht vollständig gegeben. Das Team arbeitete mit Google Sheets, Telegram-Chats, E-Mail und regelmäßigen Onlinetreffen, um Entscheidungen zu besprechen und zu dokumentieren. Laut Interviewten war dieses System angesichts der Menge an Entscheidungen, die das Team treffen musste, ineffizient. Wenn jemand bei einem Treffen nicht anwesend war, fehlten der Person danach wesentliche Bestandteile des Prozesses. Interviewte beklagten sich über nicht erfüllte Aufgaben, nicht beantwortete E-Mails und das Fehlen eines Systems, um zentrale Entscheidungen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein integriertes Projektmanagement- oder Task-Tracker-System könnte für zukünftige Teams hilfreich sein. Damit könnten realistische Fristen gesetzt und erwartbare Arbeitszeiten kommuniziert werden.
5. Eine Arbeitsgruppe für interne Ressourcen der Foundation sollte zusammengestellt und institutionalisiert werden, um die Umsetzung der Wikimania besser unterstützen zu können. Diverse Abteilungen der Foundation arbeiten daran, die Wikimania zu unterstützen, darunter Communications, Security, Trust and Safety und Legal. Eine übergreifende Arbeitsgruppe aus Angestellten der Foundation, die sich regelmäßig treffen, ist besser in der Lage, Fehler zu ermitteln, zu kommunizieren, Freiwillige zu unterstützen und Prozesse und Angebote zu entwickeln, die nicht nur für Wikimania, sondern auch für weitere Veranstaltungen der Wikimedia-Bewegung nutzbar sind.
6. Mit den Strukturen für Entscheidungsfindungen sollte weiterhin Neues probiert und experimentiert werden. Interviewte gaben an, dass viele Treffen für wichtige Entscheidungen während Arbeitszeiten stattfanden. Das bereitete einigen Freiwilligen Schwierigkeiten, da sie die Treffen mit ihrer Arbeit koordinieren mussten. Gleichzeitig waren Angestellte während der Wochenenden nicht verfügbar, wenn Freiwillige am meisten Zeit gehabt hätten. Einige Teammitglieder schlugen vor, dass die Angestellten vor der Konferenz flexibler sein und teilweise am Wochenende mit den Freiwilligen zusammenarbeiten könnten. Das Team experimentierte auch mit als Sprechstunden organisierten Treffen, um die Kommunikation zu erleichtern, und gezielten Sitzungen, in denen gemeinsam bestimmte Aufgaben erledigt wurden. Diese Treffen funktionierten gut und Mitglieder fühlten sich dadurch besser vernetzt und produktiver.
7. Ein Community Facilitator sollte Teil des Kern-Organisationsteams sein. Während des Organisationsprozesses wurde ein Community Facilitator ins Team eingeführt. Diese Person verfügte über besondere Fähigkeiten und Erfahrungen mit der Funktionsweise von Bewegungen, mit denen in der Gruppe Konflikte befriedet, die Zusammengehörigkeit gestärkt und die Kommunikation mit Blick auf mehr Vertrauen verbessert werden konnten. Ab dem Moment, in dem der Community Facilitator zum Team stieß, fühlten sich Teammitglieder besser vertreten und verstanden. Andere Teammitglieder waren erleichtert, dass ein Facilitator das Team auf der Grundlage der jeweiligen Stärken zusammenführte.
8. Die Rolle des Wikimania-Vorstands sollte klarer werden. Der Wikimania-Vorstand (Steering Committee) hat schon vergangene Wikimanias beaufsichtigt. Die Mitglieder des Gremiums haben weitgehende Kenntnisse über Wikimania. Der Vorstand war an der Entwurfsphase der Eventgestaltung beteiligt. Eine Person fungierte als Verbindung zwischen Vorstand und Organisationsteam. Einige Mitglieder des Vorstandes unterstützten auch den Umsetzungsprozess der Konferenz. Einige Mitglieder des Organisationsteams fanden die Beteiligung des Vorstands hilfreich, andere hingegen nahmen sie als störend wahr. Wenn mehr virtuelle Konferenzen organisiert werden, sollte die Rolle des Vorstandes hinterfragt werden, insbesondere in den späteren Planungsphasen und bei der Umsetzung. Ist die Rolle des Vorstandes und seine Beteiligung klar beschrieben, wird deutlicher, wer Entscheidungsbefugnis hat und für die Umsetzung verantwortlich ist, und das Verantwortungsgefühl innerhalb des Teams wird gestärkt.

Zusätzlich machte sich das Organisationsteam Gedanken darüber, wie Teile der Konferenz oder deren Ergebnisse verbessert werden könnten:

1. Technik - Mitglieder des Organisationsteams hätten sich mehr Zeit gewünscht, um die Plattform zu testen. Sie hätten gerne mehr Informationen gehabt, um das Programm entsprechend zu planen, mit Blick auf den Unconference-Bereich, die Vorträge, das Community Village und Treffen. Einige hätten gerne früher erfahren, dass Remo nicht für mobile Nutzung geeignet war.
2. Vertrauen und Sicherheit - Laut Teammitgliedern wurden die Protokolle für Vertrauen und Sicherheit (Trust and Safety) in Anbetracht des Umfangs der Konferenz zu spät eingeführt. Sie waren erleichtert, dass letztlich kaum ernste Probleme in dem Bereich auftraten. Viele fühlten sich ungenügend vorbereitet. Das Team empfahl, sicherzustellen, dass alle die Abläufe und Beschränkungen von Trust and Safety verstehen; außerdem sollte früh genug eine mehrsprachige Taskforce aus Freiwilligen aufgestellt und trainiert werden. Es war riskant und nicht ideal, einer Person die alleinige Autorität zu geben, jemanden bei Verstößen gegen die Regeln von der Konferenz auszuschließen; wäre diese Person ausgefallen, hätte niemand die Aufgabe übernehmen können. Ein Teammitglied schlug vor, die Vorgänge gut zu dokumentieren, die Vertrauen und Sicherheit während virtueller Konferenzen sicherstellen.
3. Programmentwicklung - Der Umfang des Programms wurde von zwei auf fünf Blöcke erweitert. Diese Entscheidung wurde von den Teammitgliedern stark befürwortet und erwies sich als strategisch richtig, um Vielfalt, Inklusion und Repräsentation der Wikimedia-Bewegung zu gewährleisten. Es wurde angemerkt, dass Wikimania keine hohe Ablehnungsrate von eingereichten Beiträgen hat und durch die virtuelle Natur noch mehr Beiträge berücksichtigt werden konnten. Das Hinzufügen neuer Blöcke bedeutete allerdings auch eine größere Belastung der internen Ressourcen, des Umgangs mit Vortragenden, der Produktion und der Koordination.

Fazit: Zukünftige virtuelle Konferenzen

Teilnehmende konnten sich Gedanken über Wikimania und die Zukunft virtueller Veranstaltungen machen. Einige hoben hervor, dass Wikimania 2021 gezeigt habe, dass „es Möglichkeiten gibt, mehrtägige virtuelle und vielleicht auch hybride Events abzuhalten.“ „Ich vor im Vorfeld skeptisch, aber ich habe die Veranstaltung sehr genossen und betrachte derartige Online-Events als eine Möglichkeit, unsere Bewegung inklusiver und klimafreundlicher zu machen; deshalb freue ich mich darauf, zu sehen, wie virtuelle Events sich in den nächsten Jahren entwickeln!“

Viele strategische Entscheidungen, etwa die inhaltliche Vielfalt des Programms oder die Übersetzungsservices, verstärkten bei den Teilnehmenden das Gefühl der Zugehörigkeit zur Wikimedia-Bewegung. Außerdem konnte die Konferenz Newcomer ansprechen und ihnen eine Plattform bieten, mit der sie neue Tools entdecken und Ideen entwickeln konnten. Der Austausch und das Kennenlernen neuer Menschen erwies sich für die Teilnehmenden als schwieriger als vom Organisationsteam erwartet, doch ist dies im virtuellen Umfeld besonders schwierig und die Zielsetzungen waren möglicherweise zu ambitioniert. Wenn Wikimania 2022 als virtuelle Konferenz eine Quelle neuer Bekanntschaften und interaktiver Teilnahme sein will, müssen die dafür vorgesehenen virtuellen Räume neu gedacht und besser gestaltet werden als in diesem Jahr.

Empfehlungen für nächstes Jahr: Das Organisationsteam der Wikimania 2022 muss sich früh und häufig treffen, um ein stimmiges Team zu bilden. Dieses Team kann auf die Einsichten und Lehren des Organisations- und Umsetzungsprozesses der Wikimania 2021 zurückgreifen. Das Team muss nicht nur eine Gruppe von Personen zusammenführen, sondern auch die notwendige Infrastruktur (Rollen und Verantwortlichkeiten, Sitzungskalender, Arbeitsgruppen, Zeitplan) aufbauen und verwenden, um effizient Entscheidungen treffen zu können. Geeignete Werkzeuge für Projektmanagement können hilfreich sein, um multikulturelle Online-Entscheidungsfindung und -Zusammenarbeit in einem vielschichtigen Projekt zu ermöglichen. Die Gruppe kann am Anfang Arbeitsgrundsätze aufstellen, die auf den Prinzipien der Strategie der Wikimedia-Bewegung basieren, und die Verwirklichung der virtuellen Konferenz besser dokumentieren. In den letzten sechs Wochen vor der Konferenz müssen die Kommunikationskanäle klar sein und pünktlich und verlässlich genutzt werden, um den Zusammenhalt zu erhalten.

Teilweise wird das Organisationsteam der Wikimania 2022 ganz an den Anfang zurückgehen müssen, um zentrale Entscheidungen neu zu überdenken und zu sehen, ob diese noch relevant sind, und wo Verbesserungspotenzial besteht. Insbesondere müssen Teammitglieder sich einig darüber sein, was die Konferenz erreichen soll, um die Entscheidungsfindung zu fördern. Zentrale Fragen sind:

1. Mit den Lehren von 2021, was will Wikimania 2022 erreichen? Wie können der Unconference-Bereich und das Community Village strategisch besser gestaltet werden?
2. Sollte eine virtuelle Wikimania 2022 fünf Tage dauern, ein Wochenende oder mehrere Wochenenden? Wie kann das Programm besser an unterschiedliche Zeitzonen angepasst werden? Muss der Hackathon Teil einer virtuellen Wikimania sein?
3. Welche zusätzlichen Angebote oder Prozesse sind nötig, um Wikimanie 2022 noch zugänglicher und inklusiver zu machen? Wie können die Übersetzungsservices breiter nutzbar gemacht werden? Welche technische Plattform kann mit Blick auf die Ziele der Wikimania 2022 genutzt werden?
4. Newcomern gefiel die Konferenz tendenziell besser als erfahrenen Teilnehmenden. Welche Angebote braucht es, um Newcomer weiterhin anzusprechen? Welche Angebote können ergänzt werden, um auch die Bedürfnisse von erfahrenen Teilnehmenden zu erfüllen?

Diese Beurteilung wurde von Maria Vanessa Corlazzoli im Auftrag der Wikimedia Foundation erstellt.