2021:Evaluación/Resultados/Proceso

Wikimanía 2021 - Evaluación de una conferencia virtual

Resumen

Conclusiones

Estadísticas demográficas
Eficacia
Proceso
Anexo

Proceso de organización de la Conferencia

El personal de Wikimanía 2021 apoya el trabajo conjunto en el espacio virtual Esta conferencia fue la primera vez que Wikimanía se realizó de forma virtual. Para apoyar la organización de la conferencia, la Fundación Wikimedia y los miembros del comité de coordinación participaron en un proceso de diseño de eventos dirigido por terceros. El diseño del evento generó tres posibles escenarios para la conferencia, al igual que objetivos y cambios de comportamiento deseados para los participantes y demás interesados.

La organización de Wikimanía suele correr a cargo de un equipo bien formado que está vinculado geográficamente con un afiliado hospedador y que es seleccionado en un proceso de solicitud competitivo. Dado que esta conferencia sería virtual, el comité de coordinación seleccionó un grupo de voluntarios de todo el movimiento y de diferentes zonas geográficas. Este equipo de voluntarios, junto con el personal de la fundación, se encargaría de organizar la conferencia. La COT se convocó por primera vez en marzo de 2021.

Esta sección de la evaluación pretende desvelar el proceso de organización y ejecución de la conferencia Wikimanía. Se centra en comprender mejor lo que ha funcionado bien y lo que hay que mejorar. Además, se utilizan los Principios Estratégicos de la Fundación Wikimedia como lente de interpretación, organización y reflexión. Los resultados de las entrevistas no se desglosan por roles (es decir, personal o voluntarios) para mantener la confidencialidad. Para garantizar el anonimato, nos referiremos al personal de la fundación y a los miembros del COT como el equipo organizador. Los resultados también figuran como lecciones aprendidas para apoyar la toma de decisiones y promover el cambio.

Organizar una conferencia virtual

El equipo que organizó Wikimanía superó muchos retos para organizar esta conferencia. Entre estos retos se encontraba un plazo de tiempo reducido para desarrollar un nuevo tipo de conferencia.

Resiliencia de los individuos: Casi todos los entrevistados señalaron que se sentían orgullosos de que la conferencia virtual hubiera tenido lugar. Cada uno de ellos destacó su propia contribución como muestra de sus logros, ya fuera su función en el diseño del programa, el desarrollo del programa de becas o de la confianza y la seguridad. Los organizadores se sintieron orgullosos de haber preparado una conferencia orientada a aumentar la participación, permitir la inclusión y mostrar la diversidad del movimiento. Destacaron las largas y agotadoras horas de trabajo independiente y en equipo.

Los equipos reducidos que trabajan en tareas específicas generan eficacia y satisfacción personal: Los miembros del equipo disfrutaron más trabajando en pequeños equipos dedicados a tareas clave y apreciaron las interacciones a nivel individual entre los voluntarios y el personal de Wikimedia para discutir asuntos importantes. Muchos de los miembros del equipo afirmaron haber aumentado sus propias habilidades, conocimientos y capacidades. A lo largo de las entrevistas, los miembros del equipo reflexionaron sobre los conocimientos técnicos adquiridos y expusieron detalladamente las principales mejoras necesarias para que el proceso de organización de las conferencias virtuales fuera más fluido y colaborativo. Todos los entrevistados aprendieron sobre la planificación de eventos en un espacio virtual.

Para muchos, la experiencia de organizar la conferencia no fue lo que originalmente se habían apuntado o esperaban. No obstante, la mayoría se mostró agradecida por haber tenido la oportunidad de formar parte del equipo que organizó la primera Wikimanía virtual. Los miembros se sintieron motivados por el compromiso de los demás con la conferencia. Sin embargo, el proceso llevó a muchos de los miembros a sentirse agotados. Aunque el agotamiento no es inusual para los organizadores de Wikimanía, la experiencia de organizar y llevar a cabo la conferencia puede ser más fructífera si las siguientes lecciones aprendidas se aplican a futuros procesos de planificación.

Lecciones aprendidas:

1. Asignar el tiempo suficiente para unirse como equipo. El equipo se reunió en marzo, sólo cinco meses antes del inicio de la conferencia. Este breve plazo no fue suficiente para que el equipo se desarrollara adecuadamente y para que sus miembros crearan vínculos. El equipo no se conocía entre sí y no había trabajado antes conjuntamente. Desconocían los puntos fuertes y débiles de cada uno. Los entrevistados comentaron que hasta dos meses antes de la conferencia el equipo no empezó a reunirse para producir. Los futuros organizadores de equipos de conferencias virtuales podrían beneficiarse de la creación de equipos regionales y de reuniones de planificación en persona si los protocolos de salud lo permiten.
2. Crear una visión conjunta de la conferencia. El equipo recordó que, debido a la premura de tiempo, tuvieron que tomar muchas decisiones incluso durante la primera reunión. Mientras que la fundación y los miembros del comité de coordinación habían pasado por un proceso para desarrollar el modelo Canva del evento y crear tres prototipos, los miembros del COT no formaron parte de este ejercicio. Cuando el COT se reunió con la fundación, se les presentaron tres prototipos entre los cuales debían elegir. Los miembros del COT consideraron que tomar decisiones clave basándose en los prototipos era como si estuvieran simplemente "estampando" decisiones que ya se habían tomado por ellos. No sentían que tuvieran autonomía para cambiar los prototipos. La falta de una visión conjunta y de objetivos consensuados por todos los miembros del equipo supuso una ambigüedad en cuanto a la tarea a realizar, la autoridad para tomar decisiones y una ausencia en general de sentido de pertenencia. Los miembros del COT expresaron que a veces se sentían "perdidos". Un proceso de cocreación de la visión y los objetivos de la conferencia ayudaría a aumentar el sentido de pertenencia, al tiempo que crearía una estructura de equipo.
3. Co-crear, discutir y alinear las responsabilidades de toma de decisiones. La ambigüedad sobre quién era responsable de qué y quién tenía la última palabra en las decisiones clave provocó desasosiego e ineficacia. Al principio del proceso se elaboró un gráfico RACI y los voluntarios destacaron sus áreas de interés y sus puntos fuertes. Sin embargo, las funciones, las responsabilidades, la autoridad y la rendición de cuentas no estaban claras para todos los miembros del equipo. Uno de los entrevistados mencionó que los productos de la conferencia, como la Guía del Ponente, aparecían sin previo aviso al equipo. La ambigüedad sobre las responsabilidades hizo que algunos actuaran, como al contratar a un equipo de producción, sin consultar con los demás porque creían que estaba dentro de su ámbito de trabajo. Otros se sintieron excluidos de estos procesos de toma de decisiones. Trabajar en equipos más pequeños enfocados en un aspecto de la conferencia, como el diseño del programa o las becas, ayudó a crear un sentido de pertenencia, facilitar las decisiones y la responsabilidad.
4. Construir una infraestructura para apoyar la comunicación y la toma de decisiones eficaces. La infraestructura para organizar un evento del tamaño y el alcance de Wikimanía con un equipo remoto no estaba completamente formada. El equipo dependía de las hojas de cálculo de Google, los chats de Telegram, el correo electrónico y las reuniones para comunicar y documentar las decisiones. Según los entrevistados, este sistema era ineficaz dado el número de decisiones que el equipo tenía que tomar. Significaba que las personas que no estaban presentes en una reunión tenían una sensación de desorientación y esto impedía su capacidad de contribuir plenamente en las reuniones posteriores. Los entrevistados expresaron su frustración por las tareas y acciones a las que no se daba seguimiento, los correos electrónicos que no se respondían y la falta de un sistema para documentar las decisiones clave que habría ayudado a promover la rendición de cuentas y la transparencia. Una gestión de proyectos integrada o un sistema de seguimiento de tareas podría ayudar a los futuros equipos organizadores. Puede servir para establecer plazos de entrega realistas y comunicar las expectativas sobre las horas de trabajo.
5. Organizar e institucionalizar un grupo de trabajo de recursos propios de la fundación para dar un mejor apoyo a la ejecución de Wikimanía. Varios departamentos de la fundación trabajan para apoyar a Wikimanía, incluyendo el de Comunicaciones, el de Seguridad, el de Confianza y Seguridad y el Jurídico. Un grupo de trabajo interdepartamental formado por personal de la fundación que se reúne regularmente puede resolver mejor los problemas, comunicarse, apoyar a los voluntarios y crear procesos y productos que sirvan no solo para Wikimanía sino también para los muchos otros eventos organizados por el movimiento.
6. Seguir innovando y experimentando con las estructuras de adopción de decisiones. Los entrevistados mencionaron que muchas de las decisiones se tomaban en reuniones que tenían lugar durante el horario de trabajo. Esto supuso una presión para algunos voluntarios, ya que tenían que hacer coincidir su disponibilidad con su horario laboral. El personal tampoco estaba disponible durante el fin de semana, que es cuando los voluntarios tienen más tiempo. Algunos miembros del equipo organizador sugirieron que, previo a la conferencia, a lo mejor el personal de la fundación pudiese tener flexibilidad y trabajar uno o medio día durante el fin de semana junto a los voluntarios. El equipo organizador también experimentó con la celebración de reuniones sin cita previa para que la gente se comunicara, así como sesiones de trabajo conjunto para finalizar tareas específicas. Estas reuniones funcionaron bien, los miembros se sintieron más conectados y aumentaron la productividad.
7. Incluir un coordinador comunitario como parte del equipo organizador principal. A mitad del proceso se incorporó al equipo organizador un coordinador comunitario. Esta persona tenía un conjunto único de habilidades y conocimientos sobre el funcionamiento de los movimientos que ayudó a resolver conflictos, aportó cohesión al grupo y puso en práctica una comunicación eficaz para generar confianza. Una vez que el coordinador comunitario se unió al equipo, los miembros del equipo organizador se sintieron representados y escuchados. Otros miembros del equipo organizador se mostraron reconfortados por el hecho de que hubiera un facilitador que reuniera al equipo partiendo de los puntos fuertes de cada uno.
8. Esclarecer la función del comité de coordinación. El comité de coordinación ha desempeñado un papel de supervisión en las anteriores conferencias de Wikimanía. Los miembros del comité de coordinación tienen un profundo conocimiento de Wikimanía. El comité de coordinación participó en el diseño del evento. También hubo una persona que actuó como enlace entre el comité de coordinación y el equipo organizador. Algunos miembros del comité de coordinación también apoyaron el proceso de implementación back-end de la conferencia. La participación del comité de coordinación fue valorada por algunos de los miembros del equipo organizador, mientras que otros la consideraron perjudicial. A medida que se organicen más conferencias virtuales, hay que considerar qué papel debe desempeñar el comité de coordinación, sobre todo en las fases finales de la planificación y, en especial, en la fase de ejecución. Esclarecer la función y la participación del comité de coordinación ayudará a dejar perfectamente claro quién tiene la autoridad para tomar decisiones y la responsabilidad de la ejecución, y aumentará la responsabilidad y la pertenencia del equipo organizador.

Además, el equipo organizador también reflexionó sobre cómo mejorar aspectos o los resultados de la conferencia:

1. Tecnología - Los miembros del equipo organizador manifestaron que desearían haber tenido más tiempo para reflexionar y probar la plataforma de la conferencia. Les habría gustado tener más información para apoyar mejor la programación, como el espacio informal, las presentaciones, la aldea comunitaria y los encuentros. Los participantes desearían haber sabido que Remo no sería compatible con los dispositivos móviles en las primeras fases del proceso.
2. Confianza y seguridad - Según los miembros del equipo, los protocolos de confianza y seguridad se crearon muy tarde teniendo en cuenta el tamaño de la conferencia. Los miembros del equipo organizador se sintieron aliviados de que no se produjeran muchos problemas graves de confianza y seguridad. Muchos miembros se sintieron poco preparados. Entre las recomendaciones del equipo organizador estuvo la de asegurarse de que todo el mundo comprendiera las restricciones y los mecanismos de trabajo en materia de confianza y seguridad. Recomendaron contar con un equipo de trabajo voluntario y multilingüe que se forme y capacite con antelación. La dependencia de una sola persona para destituir a un miembro que no se adhiera a la política resultó arriesgada y no fue lo ideal. Si algo le ocurriera a esta única persona, no habría nadie que autorizara la expulsión de una persona de la conferencia. Un miembro del equipo organizador sugirió que los procesos para garantizar la confianza y la seguridad en las conferencias virtuales tendrían que estar documentados y ser examinados detenidamente.
3. Desarrollo del programa - El tamaño del programa pasó de dos temas a cinco. Esta fue una decisión que entusiasmó a los diversos miembros del equipo organizador, y fue la decisión estratégica correcta para asegurar la diversidad del programa, la representación del movimiento y la inclusión de temas. Las personas dijeron que Wikimanía no tiene un alto índice de rechazo a las propuestas presentadas y que, al ser virtual, se podían incluir muchas más voces. Las implicaciones de añadir temas adicionales pusieron presión sobre los recursos internos, la gestión de los ponentes, la capacidad de producción y la coordinación.

Conclusión: Futuras conferencias virtuales

Los participantes tuvieron la oportunidad de reflexionar sobre Wikimanía y el futuro de los eventos virtuales. Algunas personas destacaron que Wikimanía 2021 había demostrado que “hay posibilidades de hacer eventos virtuales de varios días y quizás también híbridos”. “Era escéptico antes del evento, pero lo disfruté enormemente y veo estas reuniones en línea como una forma de hacer que nuestro movimiento sea más inclusivo y respetuoso con el medio ambiente, así que estoy deseando ver cómo se desarrollan (los eventos virtuales) a lo largo de los años”.

Muchas de las decisiones estratégicas, como la diversidad del contenido del programa y los servicios de traducción, ayudaron a que los participantes se sintieran parte del movimiento. Además, la conferencia pudo entablar contacto con los recién llegados y ofrecerles una plataforma para conocer nuevas herramientas y generar ideas. Si bien es cierto que en la conferencia no se conocieron tantos participantes nuevos como los organizadores esperaban, esta es una tarea que resulta difícil en entornos virtuales y quizás la meta fue demasiado alta para este tipo de conferencia. Si Wikimanía 2022, como conferencia virtual, aspira a ser una fuente de nuevas conexiones y de participación bidireccional provechosa, el espacio informal y de networking tendrá que ser más decidido y expresamente diseñado que este año.

Recomendaciones para el próximo año: Los organizadores de Wikimanía 2022 tendrán que reunirse con antelación y frecuencia para conformar un equipo cohesionado. Este equipo contará con los conocimientos y las lecciones aprendidas durante el proceso de organización e implementación de Wikimanía 2021. Los organizadores no solo tendrán que convocar a un grupo de individuos, sino crear y utilizar la infraestructura necesaria (funciones y responsabilidades, calendario de reuniones, grupos de trabajo, agenda adecuada) para tomar decisiones eficientes. Unas herramientas de gestión de proyectos adecuadas para apoyar la adopción de decisiones y la colaboración multicultural a distancia en un proyecto complejo y de varios frentes pueden ser de gran ayuda. A medida que el grupo se reúne, puede crear principios de acción basados en los Principios de la estrategia del movimiento y documentar mejor el proceso de creación de una conferencia virtual. A medida que la conferencia se acerca a las últimas seis semanas antes de la ejecución, las líneas de comunicación deben ser claras, oportunas y receptivas para mantener la cohesión.

En cierto modo, los organizadores de Wikimanía de 2022 deberán replantearse las decisiones clave para ver si siguen siendo relevantes y en qué aspectos se puede mejorar. Lo más importante es que los miembros del equipo tendrán que estar alineados en lo que la conferencia quiere lograr para facilitar la toma de decisiones, en cuestiones clave como:

1. Teniendo en cuenta lo que hemos aprendido en 2021, ¿qué es lo que tratará de lograr Wikimanía 2022? ¿Cómo se puede estructurar de forma más estratégica el uso del espacio informal o aldea comunitaria?
2. ¿Debe una Wikimanía 2022 virtual abarcar cinco días, un fin de semana o varios fines de semana? ¿Cómo se puede alinear mejor el programa con las diferentes zonas horarias? ¿Debe el Hackatón formar parte de una Wikimanía virtual?
3. ¿Qué aspectos o procesos adicionales deben establecerse para garantizar que Wikimanía 2022 sea aún más accesible e inclusiva? ¿Cómo se pueden incorporar más servicios de traducción? ¿Qué plataforma tecnológica puede utilizarse para alcanzar los objetivos de Wikimanía 2022?
4. Los recién llegados tienden a apreciar la conferencia más que los que vuelven. ¿Qué aspectos son necesarios para mantener el interés de los recién llegados? ¿Qué características del programa pueden añadirse para satisfacer las necesidades de los que vuelven?

Esta evaluación fue preparada por Maria Vanessa Corlazzoli en nombre de la Fundación Wikimedia.