2022:Event design process/he
This is a summary from the 2022 event design process – which was carried over 4 working sessions spanning the entire month of March 2022 – and its final outcome; a prototype (or format) for the 2022 edition of Wikimania.
Introduction
In 2021 Wikimania was organized to be a virtual event due to global limitations as a result from the pandemic. The Core Organizing Team of 2021 (COT) successfully organized the very first virtual edition of Wikimania. Being able to experiment with the format of Wikimania has given us many learnings we will be implementing for 2022 Wikimania.
The effects of the global pandemic are still very prevalent in many countries of the world. It is for this purpose that a consensus was reached with the Wikimania Steering Committee (WMSC) to host Wikimania 2022 as a virtual event - with the opportunity for our wider community to independently organize their own Wikimania events in their communities. This would allow for people to self-organize events as circumstances allow in their country.
2022 COT
קריאה למתנדבים להקמת COT עבור ויקימניה 2022 הושקה והתקבלו יותר מ-70 בקשות. אלה הוערכו על ידי ה-WMSC (קרן ויקימדיה) על פי כמה קריטריונים שהוחלט עליהם בשיתוף פעולה. בהמשך נבחר צוות מרחבי העולם של עשרה מתנדבי קהילת ויקימדיה שהם צוות הליבה של ויקימניה לשנת 2022. ה-COT לשנת 2022 הצליח לבנות על דיונים ושיקולים קודמים שיזמו ה-WMSC סביב משך הזמן והתאריכים הפוטנציאליים עבור ויקימניה 2022.
On the 17th of March 2022 the COT announced the days and duration of Wikimania 2022:
" ויקימניה תתקיים השנה בין התאריכים 11-14 באוגוסט, 2022. הכנס יהיה וירטואלי בעיקרו, עם תמיכה במפגשים ואירועים מקומיים במידת האפשר."[1]
Learnings from the first virtual Wikimania
ביצענו הערכה מקיפה של המהדורה הוירטואלית של ויקימניה לשנת 2021, והשגנו לא מעט תובנות אסטרטגיות, שהצלחנו להניע איתן את תהליך העיצוב. אלה הופכים למסגרות עיצוביות, או לאתגרים עיצוביים כשאנחנו מתחילים את העיצוב של ויקימניה 2022.
- Newcomers tended to appreciate the conference more than returnees. What features are needed to keep newcomers engaged? What program features can be added to cater to the needs of returnees?
- בהתחשב במה שלמדנו בשנת 2021, מה תבקש ויקימניה 2022 להשיג? כיצד ניתן לבנות בצורה אסטרטגית יותר את השימוש בכינוס וירטואלי ללא מקום פיזי, או כפר קהילתי?
- What additional features or processes need to be in place to ensure that Wikimania 2022 is even more accessible and inclusive? How can translation services be further mainstreamed? What technological platform can be used to meet the goals of Wikimania 2022?
- האם ויקימניה וירטואלית 2022 צריכה להשתרע על פני חמישה ימים, סוף שבוע אחד או מספר סופי שבוע? כיצד התוכנית יכולה להתיישר טוב יותר עם אזורי הזמן השונים? האם ההאקתון חייב להיות חלק מויקימניה וירטואלית?
Why Event Design?
קהילות מקוונות, תוך אינטראקציה בעיקר באמצעות סביבות מתווכות טכנולוגיה, מחייבות לעתים גם פגישות (פיזיות, לא מקוונות) בין חבריה, קידום אינטראקטיביות ובניית קהילה. אלו הן הזדמנויות חיוניות להעמקת הקשרים באמצעות חוויות משותפות, בניית התאמה ויצירת לכידות קבוצתית. כנס ויקימניה הוא מרחב מפתח לא מקוון שבו הקהילה המקוונת הגלובלית והמגוונת שלנו נהגה להתכנס מדי שנה כדי לפגוש אחד את השני, לקבל השראה מעבודותיהם של אחרים ולשתף את עבודתם בין עמיתים. לכן יש לה תפקיד מרכזי בהתחדשות, בצמיחה ובטיפוח של הקהילות שלנו.
אירועים לא קורים סתם; הם מעוצבים בקפידה כדי לשזור נרטיבים (תוכן) למקומות (הקשר) באמצעות תהליכים של עיצוב חוויה. [...] עיצוב אפקטיבי של אירוע יכול להפוך גם לאלמנט מרכזי בהסתגלות לתנאים חיצוניים משתנים ואף יכול ליצור הזדמנויות חדשות שבהן היה קודם לכן איום או קושי. [....] זה פחות קשור להיבטים המעשיים, המיקרוניים של עיצוב, והרבה יותר על האופן שבו אירועים מתוכננים לענות על מגוון צרכים ושאיפות שונות עבור המארגנים, המבקרים ובעלי העניין האחרים שלהם.[2]
לכן חיוני לתכנן ולעצב אירוע יעיל כאסטרטגיה של ויקימניה. מגיפת הקורונה אילצה אותנו להסתגל מהר ("הסתגלות לתנאים חיצוניים"), כאשר עסקנו לראשונה בעיצוב אירועים כפרקטיקה אסטרטגית בוויקימניה של שנת 2021, כדי ליצור יצירה בעלת השפעה, חדשנית וחוויות.
Design Process
To be able to develop a concept or a design for a (logistically) complex, multi stakeholder event like Wikimania, we need to adopt a methodology that embraces the use of creative practices that enable the organizers to holistically look at co-creating an experience as prolific as Wikimania. Building a thorough Event Design can be achieved through a multi-step methodology where the team involved in the event systematically analyses, articulates and outlines the inputs for the components in the final canvas prototypes.
We have utilized applied Design Thinking within the context of events, and have engaged in a series of highly collaborative design sessions. This methodology enables the designers to use context analysis, user testing, problem finding and framing, ideation and solution generating, creative thinking, sketching and drawing, prototyping, and evaluating[3] to support the design process.
To facilitate these activities, we made use of the Event Canvas (Janssen, Frissen) as a strategic tool. The Event Canvas is a tool that facilitates co-creation and co-design by going through a number of sequential steps. This methodology is a holistic approach taken with the COT, in a series of activities that are tackled in a chronological order. The methodology makes use of a range of visual thinking techniques like: Empathy Mapping (Dave Gray and Xplane), Value Proposition Canvas (Osterwalder), Event ROI methodology (Phillips ROI Methodology), the Business Model Canvas (Osterwalder), Service Design Canvas (Stickdorn & Schneider) and Instructional Design Model (Dick & Carey).
The event design process is divided into 3 phases:
- Change ⇒ part of the process used to analyze a stakeholder in how they enter and exit an event: What is their knowledge level and how has this been affected? What are their pains (what are their obstacles, fears and frustrations?) and gains, what benefit are they seeking? What are their expectations? And are they satisfied post-event?
- Frame ⇒ part of the process used to define design boundaries, or limitations and set requirements. They form the constraints in which the event must deliver its intended value. We define the frame by looking at the: Commitment, Return, Costs, Revenues, Jobs to be done and the pivotal event promise to the stakeholders. Once we have those boundaries are in place, the creative challenge to do the actual design has now been set.
- Prototype ⇒ this part of the process is where we will start putting together the actual format of the event. The 2 previous steps have been making up the necessary ingredients for the design of the event itself.They represent the opportunity for prototype thinking, to iterate and reiterate within the frame to reach the ultimate goal: change of behavior in the desired direction.
A successful event consists both of an emotional experience and a logical instruction. Planning both during the design phase gives us the opportunity to orchestrate a flow that will make up the entire event experience, or in other words, the experience journey.
The outcome of all the sessions combined is to have a blueprint and a format that we will bring to life over the next few months. It will be a guide for setting the theme, programming scope and other aspects that are important for the event experience.
Who is part of the design team?
The entire 22 COT & some Foundation staff. We are all co-designers as we work through the sessions.
Why are we doing this?
The outcome of all the sessions combined is to have a format that we will bring to life over the next few months. It will be a guide for setting the theme, programming scope and other aspects that are important for the participant’s event experience.
[Change] Stakeholder Analysis
Wikimania has many different types of stakeholders that are affected by or through Wikimania. During the broad historical analysis we completed in 2021, we were able to identify a long list of all the different types of stakeholders. This exercise enabled us to categorize the stakeholders into 4 different groups; stakeholders to satisfy, inform, involve and ultimately the stakeholders to delight. Last year we identified the following stakeholders: The Wikimania Steering Committee, The Volunteer Participants, The Wikimedia Foundation and the Technical Communities.
Following the extensive evaluation of Wikimania 2021, we decided to prioritize the following stakeholders to delight. Now we know who to design for:
- New Wikimania participant
- This is someone that has engaged with the movement in some way shape or form but has never been to a Wikimania before.
- Return Wikimania participant
- This is someone that has been to a, or a number of Wikimania's before.
- Technical Communities
- These are the core participants of the Wikimania Hackathon.
By applying the practice of Empathy Mapping, the design team analyzed the 3 stakeholders mentioned above, and identified a whole set of ENTRY ⍈ behaviors 6 months prior to the event, and did the same for EXIT ⍇ behaviors after the event had concluded. This includes having an in-depth look at what the stakeholder in question says, thinks, does, feels, sees and hears (empathizing) in the context of Wikimania.
This activity enabled the design team to articulate what the change, difference, or Delta Δ is of what needs to happen during the event to achieve the desired EXIT ⍇ behavior. The articulation of the change allows the designers to formulate the design goals for the event. Applying this frame of thinking enables the design team to center the participant in the development of a format for 2022 Wikimania.
[Frame] Event Delta Δ - Design Goal
This phase is used to define design boundaries, or limitations and set the requirements for the event. They form the constraints in which the event must deliver its intended value. We define the frame by having a deeper look into the following categories and do this per stakeholder: Commitment, Return, Costs, Revenues, Jobs to be done and the pivotal event promise to the stakeholder in question. Once we have those boundaries are in place, the creative challenge to do the actual design has now been set.
The design team prioritized a top 3 ENTRY ⍈ and EXIT ⍇ behaviors per stakeholder, and articulated the design goals (Delta Δ) accordingly.
| Technical Communities |
|---|
| ⍈ Entry: I want to pitch a new idea or evolve an existing idea
Δ [Design goal 1] Delta: I met 2-3 new people that I got to collaborate with on a project, and participated in sessions that gave feedback on my idea ⍇ Exit: Working on a project I started during the event using connections with people with similar interests |
| ⍈ Entry: “Do you want help with that?”
Δ [Design goal 2] Delta: I staffed the help desk, joined a welcoming team, and learned more about issues I can help solve ⍇ Exit: I learned about how to support like-minded developers newcomers in the Wikimedia ecosystem and expanded my network by 2-3 new people |
| ⍈ Entry: "I want to get to know other contributors and learn how to get things done in Wikimedia"
Δ [Design goal 3] Delta: I have socialized with Wikimedia developers, and have learned how to navigate the Wikimedia ecosystem through a mentor I have met during the event ⍇ Exit: I intend to reach out to the 2-3 community members that I met. I feel ready to mentor and confident about where and how to contribute |
| Return Participant |
|---|
| ⍈ Entry: "I want to experience a different online event that has great sessions, people and entertainment"
Δ [design goal 4] Delta: The randomness was intentionally designed and it felt safe to explore ⍇ Exit: I was wowed - amazing people took the event to the next level |
| ⍈ Entry: I want to meet my existing community and friends
Δ [design goal 5] Delta: Joined accessible spaces for networking and collaborating with community members ⍇ Exit: I’m proud and humbled by the amazing community we have and the people I got to talk to |
| ⍈ Entry: A space to present active and past projects to community members
Δ [Design goal 6] Delta: The ability for presenters to engage with the audience, interact, learn, and capture the recommendations / notes ⍇ Exit: Met new collaborators, people learned about their projects, got feedback on their work and diversified their set of skills. |
| New Participant |
|---|
| ⍈ Entry: "I am new and don't know what to say, what to do and where to go"
Δ [Design goal 7] Delta: Learned a lot about different cultures in the context of Wikimedia projects and took part in social activities ⍇ Exit: "These aren't just projects, this is a social movement" |
| ⍈ Entry: "I want to join this movement"
Δ [Design goal 8] Delta: Learned about the Wikimedia movement and how people contribute to the many projects. I also learned how to edit. ⍇ Exit: "There are so many ways people create knowledge!" |
| ⍈ Entry: "I WANT TO HAVE FUN"
Δ [Design goal 9] Delta: Joined in interactive activities from communities nearby, participated in the entertainment program and even danced during the closing party ⍇ Exit: "I'm energized and exhausted at the same time, that was amazing" |
Design goals as idea filters
Now that the team has been able to articulate what the design goals are, per stakeholder, the essence of the delta can be extracted. This will make it easier for the team to "filter" all ideas for the event as they create the experience journey for Wikimania 2022.
Creating the Wikimania experience journey takes into account the design goals from a participant's very first interaction (i.e. a "Save the date" announcement) with the event all the way to the very last (i.e. filling in a post-event survey) and everything that happens in between. The full event experience will be made up from a combination of the delta’s, as these -by design- will be tailored to all of the stakeholders we are designing for.
To provide an opportunity for even wider co-creation, the COT launched a survey to collect ideas from the wider Wikimedia movement. When considering the ideas received by the wider movement, the COT will be able to "filter" them according to the design goals that have been established.
A full overview of delta's and their filters:
- [Design goal 1] Delta: I met 2-3 new people that I got to collaborate with on a project, and participated in sessions that gave feedback on my idea
- Idea filter: How does the idea facilitate meeting new project collaborators
- [Design goal 2] Delta: I staffed the help desk, joined a welcoming team, and/or learned more about issues I can help solve through volunteering with the Wikimedia movement
- Idea filter: How does the event provide clear pathways to join as a volunteer
- [Design goal 3 ] Delta: I have socialized with Wikimedia developers, and have learned how to navigate the Wikimedia ecosystem through a mentor I have met during the event.
- Idea filter: How does this idea facilitate networking, socializing, mentorship
- [Design goal 4] Delta: The randomness was intentionally designed and it felt safe to explore
- Idea filter: How does this idea promote and facilitate random, safe, exploring
- [Design goal 5] Delta: Joined accessible spaces for networking and collaborating with community members
- Idea filter: How does this idea facilitate meeting new project collaborators
- [Design goal 6] Delta: The ability for presenters to engage with the audience, interact, learn, and capture the recommendations / notes
- Idea filter: How can the idea facilitate Presenter:Participant interaction
- [Design goal 7] Delta: Learned a lot about different cultures in the context of Wikimedia projects and took part in social activities
- Idea filter: How does this idea facilitate networking, socializing
- [Design goal 8] Delta: Learned about the Wikimedia movement and how people contribute to the many projects. I also learned how to edit.
- Idea filter: How does this idea support onboarding, or provide an overview of, What the Wikimedia movement is (movement, affiliates, communities, etc)?
- Idea filter: How does this idea facilitate access to how-to’s: how to edit, how to contribute, how to find information, how to solve popular challenges
- [Design goal 9] Delta: Joined in interactive activities from communities nearby, participated in the entertainment program and even danced during the closing party
- Idea filter: How does this idea provide a great Entertainment experience on- and offline?
[Prototype] - Creating a prototype
This part of the process is where the design team will start to create the actual format of the event by engaging in rapid prototyping. The 2 previous steps have been making up the necessary ingredients for the design of the format of event itself. They represent the opportunity for prototype thinking, to iterate and reiterate within the frame to reach the ultimate goal: change of behavior in the desired direction.
A change in behavior is realized when participants carry what they have learned into their communities. To enable this, we must look at the way people learn, this can be through: the experience journey or learning by instruction (Instructional Design). In the case of Wikimania, an instructional design covers the content, topics to cover, how these are best delivered, by whom, at what time, and in what place.
The experience journey is the sum of all moments of interaction that a stakeholder experiences in the event; listening, reading, watching, debating, mingling, speaking - all of these interactions are the building blocks of a participant's experience journey. So from awareness of the event (through a "save the date") to the post-event evaluation email and all the interactions in between.
A successful event consists both of an emotional experience and a logical instruction. Planning both during the design phase gives the team the opportunity to orchestrate a flow that will make up the entirety of the event. Utilizing all of the COT's ideas and assessing them according to the previously established design goals, has set the stage for the designers to create broad brushstrokes of what the event could potentially look like.
The designers engaged in two rounds of rapid prototyping and created the following prototypes with the following features:
| Prototype 1 | Prototype 2 | Prototype 3 | Prototype 4 | Prototype 5 |
|---|---|---|---|---|
| "RUN IT LIVE" | "Volunteer Center" | "Wikimania Festival" | "TarNote" | "WikiWhacky" |
 |
 |
 |
 |
 |
Event features:
|
Event features:
|
Event features:
|
Event features:
|
Event features:
|
ויקימניה 2022 : פסטיבל של עריכה
לאחר סשן האב-טיפוס המהיר, ה-COT (הצוות המארגן) הצביע אז על האב-טיפוס שהדהד אותם הכי הרבה; ויקימניה 2022 תהיה מהדורת פסטיבל! במהלך השבועות הבאים, ה-COT יעבוד על הבאת פסטיבל לחיים, יחד עם כל קהילות ויקימדיה! כל עבודת העיצוב שהושקעה כדי להביא אותנו לנקודה זו תטפטף בסופו של דבר לכל תחומי תכנון האירועים כאשר אנו עוברים כעת לשלב היישום של אב הטיפוס הנבחר.
הרעיון של פסטיבל יתורגם לתחומים הבאים. לכל דומיין יש את יעדי העיצוב המתוכננים.
- תקשורת
איך נספר את סיפורו של פסטיבל לכל מגזרי הקהל של ויקימניה? מה אנשים צריכים לשמוע, לראות ולהרגיש כשאנחנו מתקשרים על מהדורת הפסטיבל של ויקימניה? משתמש באילו ערוצים?
- תכנות
איך הפסטיבל בא לידי ביטוי בעיצוב תוכנית האירוע? איך נראים הפורמטים של מפגשים? איך אנחנו מתכווננים למצטרפים חדשים?
- לוגיסטיקה
איזה סוג של כלים ופלטפורמות טכניות צריכה ויקימניה, כדי שהיא תשיג את יעדי העיצוב שלה? איך אנחנו מנהלים לוגיסטיקה באירועים למימוש פסטיבל?
- תכנית מלגות ומענקים
מהי רקמת החיבור שתחבר את התוכנית הוירטואלית לאירועים מקומיים? כיצד נוכל להקל על ההשתתפות בפסטיבל באמצעות תוכניות המלגות והמענקים?
עקרונות עיצוביים
בשנה שעברה, ועדת ההיגוי של ויקימניה 2021 ופעילים אחרים הקימו את המרכיבים לוויקימניה מצליחה על ידי ניתוח ההיסטוריה וההתפתחות של 16 השנים שלה. הם זיהו את העקרונות הבאים שיוטמעו במה שנקרא "DNA" של כל ויקימניה מצליחה. ניתן לתאר את ה-DNA של האירוע כמוסכמות המנחות צמיחה ושינוי עבור האירוע. הוא מכיל אלמנטים המניעים החלטות ויעדים פנימיים אסטרטגיים בהתאם לחזון ומשימתה של התנועה.
על ידי כך שאנו נשארים נאמנים לעקרונות העיצוב של האירוע, אנו מבטיחים התאמה בין האירוע לצרכים של עורכי הוויקיפדיה המגיעים אליו
- יצירה משותפת בקהילה - ויקימניה היא אירוע של התנועה, ולמען התנועה. קרן ויקימדיה תומכת ונותנת חסות לאירוע אך האירוע עצמו מאורגן בשיתוף פעולה עם מתנדבי ויקימדיה. זה חיוני כדי שכנס וויקימניה יישאר אירוע הדגל של תנועת ויקימדיה.
- חגיגה של הישגים והתנועה - כנס ויקימניה הוא המרחב שבו צריך לחגוג הישגים אישיים, קולקטיביים ותנועתיים.
- השתתפות בטוחה ומאובטחת - על ידי שמירה ואכיפת קוד התנהגות, ומדיניות מרחב ידידותי באירועים, אנו מבטיחים השתתפות בטוחה לכל המשתתפים של ויקימניה
- השתתפות בינלאומית, רב-לשונית ומגוונת - עיצוב והתאמה מכוונת של שפות שאינן אנגלית שומר אותנו נאמנים לאופי הבינלאומי של התנועה שלנו. הוא מזמין אנשים שאינם דוברי אנגלית להשתתף ולעסוק בתוכן המועבר באירוע. בשנה שעברה, ויקימניה תמכה ב-6 שפות לפרשנות של התוכן שנמסר. ביניהן ספרדית, גרמנית, צרפתית, הינדית ועוד. אכן, עברית לא הייתה אחת משפות אלה.
- למידה ובניית יכולת - בין אם אתם מארגנים, תומכים או משתתפים, ויקימניה חייבת לספק הזדמנויות לבנות מיומנות ויכולת עבור תחומי עניין רלוונטיים. בשנה שעברה פיתחה קרן ויקימדיה סדרה של של סדנאות והפעלות עבור דוברי ויקימניה 2021.
- תחושת שייכות - כל התורמים הם חלק ממשהו גדול יותר. האדם הפרטי שתורם וירטואלית לא תמיד מודע לכך. כנס ויקימניה הוא המקום לקרב את הקבוצות המגוונות שלנו של מתנדבים בינלאומיים. הם זוכים להציג את עבודתם, למצוא משתפי פעולה חדשים, ליצור קשר עם אנשים מכל העולם וליהנות! היכולת לפגוש את התורמים, הפרויקטים והמרחבים הללו, מאפשרת לראות את התמונה הגדולה יותר של תנועת ויקימדיה. מאפיינים של אירועים כגון אלה תורמים לקידום תחושת השייכות.
- קוד פתוח וחופשי - ויקימניה חייבת להציע אלמנט של השתתפות חופשית וקוד פתוח למשתתפים בה. ניתן לעשות זאת במגוון דרכים. לדוגמה: העלאה וארכיון הפעלות של תכנות תוכן בוויקישיתוף היא נוהג שנמשיך לאפשר לסוג זה של השתתפות.
עקרונות עיצוב ויקימניה. ה"עמודים" עליהם בנויה ויקימניה מצליחה - הכללה של מצטרפים חדשים - "פעם ראשונה בוויקימניה" - משתתפי האירוע מצטרפים מדי שנה. עם זאת, עלינו להיות מכוונים ביצירת חוויות עבור המשתתפים החדשים הללו. איך אנחנו מתייחסים למצטרפים חדשים לויקימניה?
ה-COT (הצוות המארגן) יישם את עקרונות העיצוב הללו ככל שהם יפתחו ויישמו את אב הטיפוס הנבחר במהלך השבועות והחודשים הקרובים!
נתראה בוויקימניה 2022!