2021:Narrativa do processo de design de eventos
A Narrativa do processo de design de eventos é um relatório sobre uma série de maratonas de design de eventos envolvendo o Comitê de Direção da Wikimania e alguns membros ativos da comunidade, iniciadas e facilitadas pela Fundação Wikimedia e apoiadas por profissionais em design de eventos. O objetivo dessas maratonas foi a exploração colaborativa de diferentes formatos para uma experiência virtual para a Wikimania, e para dar início ao processo da Wikimania 2021 e preparar a chamada para participação.
Plano de fundo
Nossa maior reunião presencial e internacional da comunidade foi cancelada ano passado devido a uma pandemia. Restrições de viagem ainda estão em efeito, e organizar um evento presencial e internacional desta escala é improvável por enquanto. Mas nossa comunidade ainda precisa de um lugar para se conectar com velhos amigos, conhecer novas pessoas, se inspirar pelo trabalho de outros, e celebrar o movimento.
Isto significa que temos uma oportunidade de experimentar com o formato da Wikimania, gastar nosso tempo na criação de um evento virtual e considerar o que isto significa.
Para ajudar na criação de uma experiência virtual para a Wikimania, o Comitê de Direção da Wikimania participou de uma série de maratonas de design de eventos que foram iniciadas e facilitadas pela Fundação Wikimedia e teve apoio de profissionais em design de eventos. O objetivo dessas maratonas foi a exploração de diferentes formatos para uma experiência virtual para a Wikimania.
Quem estava envolvido?
Nós precisávamos de tempo para o design do projeto com uma equipe empenhada, consistindo de uma variedade de perspectivas e experiências. Além de trabalharmos com o Comitê de Direção da Wikimania, alguns membros ativos da comunidade com fundo diverso, e que normalmente estão ativos no espaço da Wikimania, também participaram durante o design.
Metodologia do design de eventos
A abordagem de design utiliza elementos de reflexão de design aplicada ao contexto de eventos. O processo de design de eventos é dividido em 3 fases: Mudança, Espaço e Design.
1. Definindo a mudança em comportamento
Utilizando elementos de mapeamento de empatia, analisamos como uma parte interessada entraria e deixaria uma Wikimania virtual, perguntando as seguintes questões: qual seu nível de conhecimento e como isto foi afetado? Quais são seus pontos de dor? Quais são seus obstáculos, medos e frustrações? Quais benefícios estão buscando? Quais são suas expectativas? E será que estarão satisfeitos após o evento?
Durante nossa maratona, focamos em quatro grupos de partes interessadas: participantes da comunidade, Comitê de Direção da Wikimania, a Fundação Wikimedia, e a comunidade técnica.
Abaixo está um breve resumo da análise de um participante da comunidade em uma Wikimania virtual.
Os seguintes 3 comportamentos mais importantes de um participante da Wikimania foram priorizados:
- 1. Querer se conectar com pessoas de gostos e ideias semelhantes e amigos wikimedistas já existentes
- 2. Querer exibir meu trabalho
- 3. Desejar participar com e descobrir novas empreitadas com as quais posso colaborar
Estes se conectam aos seguintes comportamentos de saída:
- Tenho orgulho de ter mostrado algo que ajudou outra pessoa
- Encontrei usuários que me inspiraram a fazer mais
- Encontrei novas maneiras de contribuir, colaborar e executar
O objetivo do design, ou a mudança em comportamento para a qual precisamos projetar foi estabelecida. Estas servirão para avaliação do evento e irão informar as métricas de desenvolvimento. Para esta parte interessada em particular, as seguintes mudanças foram articuladas:
- Expandi minha rede de contatos com pessoas semelhantes
- Identifiquei ferramentas e projetos para com os quais contribuir
- Adquiri novas capacidades e abordagens para sucesso na wiki
2. Definindo o espaço
Durante esta fase, limitações são criadas e critérios são definidos. Estes formam as restrições através das quais o evento deve transmitir seus valores desejados. Definimos o espaço analisando um conjunto de critérios:
- Compromisso: quais sacrifícios são feitos por alguém participando do evento (tempo gasto, comprometimentos, oportunidades);
- Retorno: o que alguém espera ganhar em retorno por participar do evento?
- Custos: quais são os custos para a parte interessada?
- Trabalhos a serem realizados: o que a parte interessada está tentando realizar neste evento? Quais são suas tarefas, ou problemas que estão tentando resolver?
- Garantia: como este evento gera valor para a parte interessada?
Ao responder a cada uma destas perguntas, os princípios, requerimentos e limitações do design foram estabelecidos. Os princípios de design são um conjunto de diretrizes que ajudam a realizar decisões e servem como os pilares para o projeto. Esses princípios garantem que permaneçamos verdadeiros aos valores do movimento.
Os seguintes princípios de design foram estabelecidos pela equipe de design para a Wikimania: participação segura e protegida, um modelo de registro de sessões para membros da comunidade, participação internacional, multilíngue e diversificada, criação junto à comunidade, garantir participação e liderança da comunidade, uma celebração das conquistas e do movimento, possibilitar domínio da comunidade, inclusivo a novatos, espaço geek para editores experientes, espaço para experimentos e testes, código livre e aberto, sensação de pertencer, aprendizado.
3. Creating the prototype
During this part of the process, the design team started talking about the actual format of the event itself. The 2 previous steps have been making up the necessary ingredients for the design of the event. They represent the opportunity for prototype thinking, to iterate and reiterate within the frame to reach the ultimate goal: change of behavior in the desired direction. A change in behavior is realized when participants carry what they have learned into their communities. To enable this, we must look at the way people learn, this can be through the experience journey or learning by instruction. Ideally someone learns through a combination of the two, which is great since we can design for both.
From a total of 9 prototypes that were created, we consolidated the efforts and the following 3 formats have emerged:
“Wikimedia Fluid”
Span of time: TBD
Main features: duration of event is determined by the community, combining analog and digital forms of content delivery, Wikimania radio show digital/analog: interviewing speakers and participants alike, create your own calendar - choose from a variety of planned activities, 5 fixed themed tracks, with 5 slots, + 1 DIY unconference style track,,, submission of sessions, “hallway conversations” function.
“Around the world”
Span of time: A “sun chaser” format of 24 hours or 7 days.
Main features: A central studio being the center stage for the event, the stage of the event “traveling” around the world and passing the baton to the host of a section of the event (hence traveling the world). Hosts can be a thematic affiliate, chapter, or regional group.
“Citation needed”
Span of time: A “sun chaser” format of 24 hours OR, 1 week, OR 1 month (full moon cycle)
Main features: made by Wikimedians for Wikimedians, a program process where the community can “hack” or “edit” around a (pre-set) program frame, 15 years of Wikimania in 15 mins, an affiliate hosting and curating a track or slot, previous and future Wikimania organizers can fill a slot.
What will happen now?
A lot of preparatory work has been completed by the participants of the event design sprints. This work was mainly tackling the question of the “why” for a (virtual) Wikimania. The outcome of the sprints was a few workable options for a format of a virtual Wikimania.
The Core Organizing team will look into these options and will treat the “how” and “what” of the preparatory work that was done by the design team. It will be up to the Core Organizing Team to either work with one of the prototypes, or combine elements from them all into a workable format for a virtual Wikimania.
What about scholarships?
Since an in-person event scholarship cannot be awarded for a virtual event, there is an opportunity for us to look into repurposing the program to enable participation. The scope of the program would be to promote accessibility by facilitating accessibility in order to fully participate at a virtual event.
The Foundation, in collaboration with the Wikimania Scholarship Committee chair have started with performing a feasibility study on how to best enable event participation. There will be a proposal with a first pass of options for repurposing by the end of February. The Core Organizing Team will help decide on how to best apply these to the goal of enabling participation.